Motivação no ambiente de trabalho: como agir em reuniões?

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motivação no ambiente de trabalho

É um fato que a importância e o mistério envolvidos na questão da motivação no ambiente de trabalho movimentam montanhas, principalmente no setor de recursos humanos de uma empresa. Afinal, assim como as pessoas são diferentes, assim são suas interpretações.

Um dos principais aspectos da motivação no ambiente de trabalho está no como as formas de liderança variam. Não é por menos. Bons líderes influenciam seus colaboradores e os incentivam a trabalhar mais assertivamente. É por isso que um RH eficiente deve estar atento às características apresentadas pelos líderes da organização, buscando sempre entender e aprimorar os comportamentos positivos da liderança e o como isso traz mais motivação no ambiente de trabalho.

Contudo, ainda que o RH deva ser o primeiro a detectar e resolver os problemas gerados pelo como os colaboradores entendem a influência dos líderes, seja através da contratação de algum curso de liderança ou outro tipo de treinamento comportamental, os indivíduos também podem assumir um papel importante nessa hora.

Imagine a seguinte situação, que é hipotética, mas que poderia acontecer com qualquer um:

Você trabalha em uma organização aonde a gerência de seu departamento, que é grande, sempre se reúne para discutir resultados e metas. Nessas reuniões, você percebe que sempre são os mesmos poucos aqueles que dão alguma opinião. E, como não poderia deixar de ser, esses mesmos sempre o fazem de maneira ríspida, de modo a ‘convencer’ os demais presentes quase que pela força. E pior, essas decisões nem sempre dão certo. O ingrediente ‘poder hierárquico’ também fala alto nessa trama, o que acaba deixando o ambiente ainda mais silenciado. Você sabe que há problemas no seu departamento, principalmente de comunicação, tem uma boa noção do quanto isso está afetando a organização e quer colocar isso na mesa, mas não é tão enérgico quanto seus colegas.

Como você faz para colocar o problema de uma maneira construtiva, evitando ao máximo tocar no ego desses outros colaboradores de fala ríspida? Como você quebra esse monopólio da fala nas reuniões?

Veja abaixo algumas dicas do especialista em treinamentos comportamentais e autor dos best-sellers do New York Times Princípios da Influência e Compromissos Cruciais, David Maxfield.

Como trazer motivação no ambiente de trabalho quando os colegas monopolizam a reunião?

Tome a liderança da reunião.

Motivação no ambiente de trabalho: como agir em reuniões? 1

Algo que se pode notar sobre reuniões ruins é que todos as odeiam, mas poucos se responsabilizam por suas falhas. Portanto, um bom começo é reconhecer que aceitar comportamentos ruins reforça esse tipo de comportamento. Ou seja, mude esta situação reunindo-se com o líder da reunião e sugerindo as mudanças que serão recomendadas, bem como quaisquer outras mudanças que você acredita que possam ajudar. Não culpe o líder pelas reuniões ruins. Todos vocês são responsáveis e todos devem trabalhar juntos para criar novas normas.

Nomeie os problemas e crie regras básicas. Crie uma lista dos comportamentos problemáticos que atrapalham suas reuniões atuais. Esteja preparado para descrever os impactos que esses comportamentos têm nas decisões, o tempo desperdiçado e a moral perdida. E pense em um pequeno número de regras básicas que evitarão esses comportamentos problemáticos. Tente limitar as regras básicas a cinco ou menos.

Agende uma reunião especial ou coloque como item da agenda da reunião discutir esses comportamentos problemáticos e as regras básicas propostas. Use esta reunião para modelar as regras básicas que você gostaria de ver adotadas. Mas não esqueça que seu objetivo é obter apoio para testar as regras básicas. Monte um quadro que rotule os comportamentos problemáticos e quais serão as regras. Esteja aberto para alterar essas normas, pois vocês verão quais delas funcionam e quais não.

Exemplo: “Um dos nossos problemas é a falta de equilíbrio na participação. Algumas pessoas tendem a dominar, enquanto outras não dizem nada. Como uma regra básica, vamos limitar os comentários a dois minutos e verificar as pessoas que não falaram”.

Use uma agenda com tópicos e limites de tempo.

Cada participante da reunião deve receber uma agenda com pelo menos um dia de antecedência. Isto é especialmente importante quando você tem pessoas introvertidas e outras que preferem se preparar com antecedência. Além dos horários de início e término, a agenda deve ter estimativas de tempo para cada tópico. Os participantes e o líder da reunião devem usar esses limites de tempo para gerenciar o tempo durante a reunião.

Exemplo: Um participante da reunião diz: “Nós só temos 10 minutos restantes neste item. Nós ainda não ouvimos nenhuma palavra da Mariana e do Pedro. Por que não entendemos a perspectiva deles e seguimos em frente?”

Decida como decidir.

Muitos dos problemas que são vistos nas reuniões decorrem da confusão sobre o que os participantes são solicitados a fornecer. Muitas vezes, há um mal-entendido sobre quem possui os direitos de decisão. É apenas solicitado uma contribuição dos membros da equipe, ou ela tem a autoridade para tomar a decisão? Se ela possuir a decisão, como ela decide entre as opções?

Torne o processo de decisão claro para cada tópico da agenda. As principais alternativas sobre como decidir são:

  • Ordem: a decisão já foi tomada e a equipe está sendo informada sobre isso. Muitas vezes, o tomador de decisão quer a ajuda da equipe na implementação da decisão.
  • Consulta: Os membros da equipe estão sendo solicitados por sua contribuição. Eles podem ajudar a identificar e avaliar opções, mas não tomarão a decisão.
  • Votação: a equipe está tomando a decisão e está votando para decidir entre as opções. A votação favorece a eficiência em relação ao diálogo, por isso só funciona quando todos os membros da equipe sentem que podem apoiar qualquer opção que vença.
  • Consenso: debatam até que todos honestamente concordem com uma decisão. O consenso é apropriado somente quando se trata de
    a) Problemas de alto risco e complexos
    ou;
    b) Questões em que todos devem suportar a escolha final.

Exemplo: O participante que tem um tópico específico na agenda diz: “Esta é uma consulta. Eu quero sua opinião em …”

Mantenha-se mutuamente responsável.

Não confie exclusivamente no líder para manter a reunião no caminho. Os participantes precisam falar quando veem comportamentos problemáticos e lembrar as demais regras básicas.

Exemplo: “Paulo, já ouvimos o que tem a dizer. Vamos manter a regra de dois minutos e ver o que outros podem adicionar. Se houver tempo, podemos voltar para você, tudo bem?”

Dicas para controlar os ‘dominadores’. Eu também sou culpado disso. Eu gosto de falar e propor, então eu falo sempre que penso em uma ideia. Não quero dominar. Não mesmo.

Aqui estão algumas dicas para impedir que pessoas como eu fiquem falando sem se importar com os outros ao redor.

  • Tome notas em um quadro branco ou flip chart. Documente o ponto da pessoa e, em seguida, tente fazer ela não se repetir. Parafrasear pode servir para a mesma finalidade, mas não é tão eficaz como escrever o que a pessoa disse.
  • Dê a todos dois minutos de silêncio para pensar, e anote, suas ideias sobre um tópico.
  • Use uma regra oral de dois minutos para forçar as pessoas a serem concisas.
  • Depois que a pessoa falou, deixe que outros façam sua contribuição antes de permitir que a primeira pessoa fale novamente.
  • Peça à pessoa que forneça mais informações após a reunião, talvez por escrito.

Este é um tópico que é familiar para muitos leitores. Todos podem intervir para ajudar, compartilhando suas melhores dicas para manter as reuniões efetivas, eficientes e no caminho certo? Para compartilhar suas melhores dicas de reunião, comente abaixo.

Boa sorte em começar suas reuniões no caminho certo.

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