Como melhorar a produtividade da empresa?

Descubra como melhorar a produtividade da empresa. Técnicas e ferramentas e um tutorial passo-a-passo para obter êxito na melhora de resultados organizacionais.

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como melhorar a produtividade da empresa

O dia a dia das grandes organizações sempre é intenso, corrido e repleto de tarefas a fazer. Com isso, a produtividade da empresa se torna algo prioritário. Isso porque, ao trabalhar com foco em resultados e sem gaps com tempo ocioso, por exemplo, a equipe é capaz de trazer o sucesso para dentro do ambiente corporativo e mostrar aos clientes o quão engajada a companhia é.

Agora, um dos fatores que agem diretamente em cima da produtividade é o turnover na empresa, que precisa ser baixo ou praticamente inexistente. O motivo? Um colaborador que trabalha feliz produz 12% a mais. Se ele está satisfeito, as vendas podem aumentar até 37% e a criatividade ser impulsionada 3 vezes mais.

Esses dados, de um estudo da Universidade de Warwick (Reino Unido), só comprovam que sim, o bem-estar de toda a equipe é crucial — no entanto, isso vai além e envolve outros fatores que também precisam ser muito bem trabalhados em todo o ambiente corporativo.

Então, pensando em ajudar você a descobrir como melhorar a produtividade da empresa, incentivar líderes e engajar gestores, listamos algumas informações que podem fazer toda a diferença nesse processo. Confira e boa leitura!

Como a produtividade impacta nos resultados da empresa?

A resposta é: de uma forma muito importante e que, sem dúvidas, não há como negar ou ignorar. Vamos aos fatos! Uma empresa que tem centenas de colaboradores, equipes em vários setores, clientes de vários portes e interesses e soluções que englobam diferentes processos precisa de, no mínimo, organização e planejamento para colocar toda a sua estratégia de pé.

Nesse sentido, a produtividade dela é primordial para que os resultados comecem a aparecer e, mais do que isso, para que o ritmo de trabalho continue sempre o mesmo ou em constante progresso. Tudo isso junto faz com que uma organização tenha a vontade de vencer, de ser melhor e de satisfazer seus clientes cada vez mais enraizada em suas atividades.

Mas, como já dissemos logo no início deste artigo, sua equipe também precisa estar satisfeita com o trabalho que faz, pois isso tem ligação direta com o engajamento dos colaboradores em prol de um objetivo em comum: o sucesso da empresa. Se a organização chega aonde tem que chegar, todo o seu corpo de profissionais garante seu próprio sustento.

Por isso, a produtividade está sempre ligada e bem conectada a fatores que impactam os resultados da empresa. Afinal, se você tem, por exemplo, as vendas de Natal como prioridade do ano e a equipe não acompanha todas as metas que precisam ser batidas, como conciliar produtividade e resultados necessários para o lucro ideal? Não tem como separar.

Quais fatores influenciam a produtividade?

Podemos dizer que há alguns fatores que influenciam direta e indiretamente a produtividade da empresa. Porém, antes disso, é bom entender um pouco mais sobre a importância dos indicadores de produtividade, que são essenciais no acompanhamento dos profissionais e dos processos durante a jornada de trabalho.

Basicamente, existem três tipos de indicadores:

  1. de produtividade: são ferramentas que medem a eficiência — isso quer dizer, por exemplo, a proporção de recursos que foram utilizados em razão das saídas de processos;
  2. de qualidade: mede a eficácia, que é praticamente o seu principal foco quando se fala em satisfação do consumidor em detrimento das características dos produtos;
  3. de impacto: vem para medir a efetividade, tendo como objetivo as consequências, ou seja, no valor que é agregado na presença do seu produto ou serviço no mercado como um todo.

Essas ferramentas têm como objetivo principal mostrar a você de que maneira a produtividade está sendo influenciada, levando em consideração os três fatores que listamos acima. Dessa forma, você poderá enxergar melhor a relação entre o que foi empregado de esforço e quais foram os resultados alcançados por conta disso.

Em paralelo, é bom entender outros motivos que impactam e influenciam a produtividade dos colaboradores. Alguns dos mais comuns são os que seguem.

Sobrecarga

Sua equipe anda trabalhando demais? Algum profissional está acumulando mais tarefas do que os outros? Como andam as horas extras? E as folgas que deveriam ter sido tiradas e, por algum motivo, ainda não o foram? Os projetos estão todos em dia ou alguns estão passando por algum atraso? Esses questionamentos precisam fazer parte da sua análise.

São eles que mostram qual é o nível de sobrecarga que sua equipe está carregando nesse momento. É bom lembrar que, muitas vezes (principalmente em momentos de começo e fim de projetos), naturalmente alguns profissionais trabalham mais. Porém, isso não pode durar muito tempo e precisa obrigatoriamente estar acertado com os colaboradores.

É válido ainda reforçar que um colaborador que está passando por sobrecarga no trabalho é capaz de se sentir mais exausto e sem muita criatividade, além de apresentar fadiga mental e, até mesmo, física. Se o que você quer é aumentar a produtividade da empresa, é preciso ficar bem atento a sinais como a sobrecarga nas tarefas.

Para ajudar a detectar esse problema, é interessante aplicar uma pesquisa de clima organizacional, ao menos, duas vezes por ano.

Comunicação ineficiente

Uma organização que preza pelo seu crescimento e apoia a opinião dos colaboradores precisa oferecer canais de comunicação para dar voz aos profissionais. Isso quer dizer então que, se a empresa tem uma comunicação ineficiente, é como se deixasse suas portas fechadas para a expressão e o compartilhamento de ideias por parte de toda a equipe.

Outro fator importante é a questão da comunicação assertiva, que é baseada em atitudes pessoais positivas no momento em que há um relacionamento, principalmente profissional. Nela, há a possibilidade de o colaborador se expressar sem ter medo de ser julgado ou reprovado.

Dessa forma, essa estratégia também se mostra uma ótima solução para o aumento da produtividade da empresa. Pense o seguinte: se o profissional sabe que tem abertura para propor mudanças, trazer novas ideias e soluções e, melhor, que há espaço para desenvolvimento, ele vai sempre procurar produzir mais e mais, pois sabe que é valorizado.

Ao final, a organização ganha, o colaborador ganha, o gestor ganha, em resumo, todos saem ganhando quando existe, de fato, uma comunicação aberta ao diálogo.

Indefinição de metas

Responda à pergunta: você gosta de trabalhar sem propósitos ou objetivos? Dificilmente existe alguém que não se importa de executar tarefas no “escuro”, ou seja, sem nenhum ideal a seguir ou alcançar. Esse problema se chama indefinição de metas e, com certeza, é algo que sua empresa deve evitar.

Uma ótima solução é sempre agir com antecedência. Por exemplo: novembro e dezembro são meses perfeitos para colocar no papel o que a organização pretende fazer no ano seguinte. É o momento de organização, planejamento e identificação de metas e objetos. Chame toda a equipe para, juntos, pensarem no que pode ser feito para o crescimento da companhia.

Inclusive, muitas empresas tomam esse tipo de estratégia como parte da sua cultura organizacional, o que já facilita bastante na difusão da necessidade de se colocar em prática a definição de metas. Outra boa sugestão é ter como base os resultados do ano e detectar o que precisa ser melhorado daí para frente.

Se precisa de mais boas práticas para apostar na definição de metas, tenha em mente que quanto mais guiada e acompanhada a equipe estiver, melhor para a produtividade da empresa. Assim, os profissionais sabem exatamente o que deve ser feito, quando fazer e em quanto tempo entregar — todos alinhados e unidos para o melhor da organização.

Falta de motivação

motivação do colaborador está atrelada à produtividade da empresa — talvez até muito mais do que os tópicos anteriores. Um profissional que vai ao trabalho sem vontade, sem se sentir motivado a dar o seu melhor ou sem qualquer empatia pela organização é, sem dúvidas, alguém que estará apenas presente fisicamente, mas com a mente em outro lugar.

Para conseguir motivar a equipe, é preciso uma série de ações que devem ser colocadas em prática o ano inteiro. Não basta apenas você oferecer bons salários ou a possibilidade de uma carreira promissora. O colaborador precisa ter motivações a mais para se entregar por completo às suas funções.

Algumas sugestões para evitar a falta de motivação para potencializar a produtividade da empresa são as seguintes.

Respeite o horário de trabalho do profissional

Se ele faz 8 horas por dia de tarefas, não ultrapasse esse limite. É importante que o colaborador saiba que é respeitado e que a empresa preza pelo seu descanso para que esteja bem tanto na sua vida pessoal como profissional.

Ofereça premiações para os colaboradores que mais se destacaram durante determinado período

Além de incentivar o profissional a trabalhar com metas mais robustas (porém sempre possíveis), as premiações ajudam a dar mais motivação em busca dos melhores resultados.

Tenha equipes com perfis profissionais diferentes

Esse tipo de estratégia é excelente quando se pretende cruzar ideias de todos os lados e que somam para os propósitos da companhia. Quanto mais plural um setor ou projeto for, melhor para o compartilhamento de experiências, a vontade de ajudar um ao outro e a satisfação de conhecer novos colegas de trabalho (o que também reforça o networking do profissional).

Invista em programas de saúde corporativa

Isso inclui incentivos na melhoria da alimentação dos profissionais, com a adoção de uma cozinha compartilhada em que seja possível contar com alimentos frescos e saudáveis como frutas, por exemplo. Além disso, uma boa parceria com academias nas redondezas ou, até mesmo, com profissionais de ginástica laboral podem fazer toda a diferença no entusiasmo dos colaboradores.

Lembre-se de que, muitas vezes, as pessoas não conseguem se dedicar a uma atividade física. Por isso ficam com fadiga corporal e, consequentemente, com menor motivação para qualquer tipo de tarefa.

Utilização de ferramentas inadequadas

A produtividade da empresa nos dias atuais está bem envolvida no ambiente digital. Podemos dizer, aliás, que a transformação digital é um dos fatores mais importantes para que uma organização cresça e se mantenha competitiva no mercado. Então, é normal afirmar que a utilização de ferramentas inadequadas contribui para o atraso nos negócios.

Isso quer dizer, por exemplo, que uma tarefa que poderia ser executada com muito mais rapidez, inteligência e modernidade acaba perdendo todo esse potencial se for feita com ferramentas ultrapassadas ou que não têm nada a ver com o que está sendo proposto. É o caso de fazer atendimento ao cliente sem uma rede de internet que seja impecável.

Ou então trabalhar com a criação de peças publicitárias e não contar com equipamentos de linha, como bons computadores e softwares, e fazer com que o profissional demore muito mais tempo em uma atividade que poderia ser bem mais rápida se ele tivesse a ferramenta certa para o trabalho.

É tudo uma questão de: se há tecnologia no mercado, é fundamental que você a use dentro da organização. Hoje em dia, a produtividade é alcançada muito por conta do uso dessas ferramentas tecnológicas e modernas, que ajudam o colaborador a se dedicar ao que realmente interessa, enquanto a máquina cuida dos pormenores.

Como melhorar a produtividade da equipe?

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que pode afetar a produtividade da empresa e como isso influencia o resultado final, chegou o momento de conferir algumas dicas que podem ajudar a melhorar todos os processos internos da sua organização.

Não se esqueça de que, para que essas estratégias deem certo, é preciso, antes de tudo, planejamento. No mais, confira o que pode ser feito abaixo.

Fazer treinamentos

Treinar, treinar e treinar. Essa palavra deve fazer parte dos projetos da companhia, bem como estar sempre nas estratégias de melhoria e potencial de todos os profissionais. Isso porque há uma necessidade constante de aprimoramento de habilidades, competências, novos aprendizados e trocas de experiências entre os profissionais.

Com um ritmo cada vez mais de transformações na sociedade, seja em matéria de tecnologia, seja em comportamento e tendências de consumo, sua equipe terá que se manter sempre atualizada com tudo o que acontece no país e mundo afora. Só assim será possível focar em resultados que sejam reais e não apenas uma fonte de desejo.

Quanto mais treinamentos você proporcionar a todos os colaboradores, melhor. Uma ótima dica é fazer, pelo menos, treinos duas vezes por ano ou sempre que uma nova ferramenta entrar em ação na empresa ou um projeto estiver prestes a sair do papel. O ideal é que toda a equipe esteja alinhada e sem dúvidas sobre suas funções e objetivos dentro da organização.

Implementar um sistema de gerenciamento de tarefas

Já que estamos falando bastante em tecnologia, o que você acha de investir em um sistema moderno que facilite o gerenciamento de tarefas? Com ele, será possível organizar, mapear e acompanhar tudo o que precisa ser feito no dia, na semana e, até mesmo, no mês. O colaborador pode ir conferindo tudo por meio do computador ou do celular.

Se é para priorizar a produtividade da empresa, nada melhor do que contar com a tecnologia para isso. E sistemas como esses podem parecer ser um grande investimento, mas é bom encará-los como algo que também trará retorno — seja para o trabalho do profissional, seja para a melhoria da performance da própria empresa.

E vamos além! Com um sistema desse porte, é possível ainda que você tenha relatórios de desempenho, nos quais constam no que o colaborador mais sentiu dificuldade, em que momentos aconteceram atrasos, o que chegou de novidade, quais soluções interessantes deram certo e se tornaram uma surpresa para a companhia, entre outros.

Enfim, esse tipo de implementação tem tudo para dar certo, então aposte mesmo!

Alinhar os interesses individuais

O que você acha mais importante: alinhar os interesses individuais ou apenas observar os conflitos empresariais que podem ocorrer dentro da companhia? Na verdade, na medida em que os interesses dos indivíduos que trabalham na sua empresa estiverem bem esclarecidos, os conflitos não acontecerão ou, pelo menos, serão menores e mais fáceis de resolver.

O que precisamos deixar claro aqui é que todo profissional tem interesses próprios que podem ou não estar alinhados com os interesses do local em que trabalha. Por isso, é relevante ter uma conversa no início da caminhada desse colaborador na empresa para mostrar o que a organização espera do seu trabalho e saber o que ele espera da companhia.

Nada melhor do que entender como será construído o relacionamento empresa-colaborador e já demonstrar que há sempre espaço para diálogo e entendimento de ambas as partes.

Reduzir as distrações digitais

Segundo um relatório produzido pela agência We Are Social, em parceria com a Hootsuite, hoje somos mais de 140 milhões de brasileiros usando as redes sociais. Isso corresponde a 66% de toda a população do país. O que isso significa? Que muitos de nós passamos horas e horas todos os dias nas redes sociais e, sejamos sinceros, perdemos um tempo precioso nisso.

As distrações digitais existem sim e são um dos maiores fatores para um baixo rendimento no trabalho. Portanto, se é para focar em produtividade da empresa, é preciso aplicar algumas políticas que reforcem o quão precioso é o tempo durante a jornada no ambiente corporativo. Uma boa dica é analisar o perfil comportamental dos profissionais em relação a isso.

Às vezes, nem é preciso chamar a atenção dos colaboradores. Mas, em outras, haverá a necessidade de dizer que redes sociais são permitidas, porém o foco é no trabalho. Só não se esqueça de que cada pessoa tem uma vida pessoal e interagir com amigos, familiares, entre outros, faz parte do dia a dia de cada um.

Incentivar pausas programadas

Muitas pessoas trabalham, em média, 8 horas por dia. Contudo, costumam passar mais tempo dentro da empresa, pois ainda há o tempo reservado para o almoço que dura, mais ou menos, 1 hora. Fato é que muitos profissionais sentem uma necessidade de dar pequenas pausas durante a jornada de trabalho para espairecer, pensar, descansar um pouco a mente etc.

Pensando nisso, incentive mesmo os colaboradores a tirarem esse tempo para eles. Pode ser de forma programada — a cada 2 horas de trabalho, a equipe tira 15 minutos de pausa, por exemplo — ou da forma que acreditar ser melhor para a produtividade da empresa. O importante é realmente oferecer esse momento de descanso — você verá que valerá a pena.

Aprimorar o ambiente de trabalho

Outro ponto que conta bastante para resultados surpreendentes é aprimorar o ambiente de trabalho. Em outras palavras, é a forma como a empresa dispõe do ambiente físico, da interação entre colaboradores e gestores e da mobilidade e flexibilidade que cada profissional tem para experimentar novas funções.

Esse tipo de prática tende a ajudar muito na produtividade da empresa, pois mantém o local de trabalho sempre estimulante e com movimentação, proporcionando trocas de ideias, amizades profissionais interessantes e muito mais companheirismo entre os colaboradores.

Definir metas

Falamos em outro tópico que um dos principais problemas para a produtividade da empresa era a falta de metas. Para evitar isso, o melhor mesmo é agir ao contrário e da melhor maneira possível, que é definindo e estabelecendo metas e objetivos para todas as equipes e, de preferência, para cada profissional.

Como a automação impacta na produtividade?

Automatizar é sinônimo de modernizar. E leia-se modernizar como algo que traz muitos benefícios para o seu negócio, principalmente quando falamos na produtividade da empresa. Portanto, se o que você deseja é crescer, ter um ambiente saudável de trabalho e oferecer as melhores ferramentas para os colaboradores, é essencial investir na automação dos processos.

O bom é que isso é visto com bons olhos pela maioria das pessoas, já que a tecnologia está presente na vida de todos e, hoje em dia, é difícil até de imaginar a vida sem ela. Então, se é para impactar positivamente na produtividade, automatize!

No mais, fique sempre atento ao que os colaboradores têm a dizer. Procure ouvir sempre, criar oportunidades de feedbacks, de treinamentos, de trocas de experiências e, um dos mais importantes, de atrair e reter talentos para sua companhia. Tudo isso é capaz de impulsionar a produtividade da empresa e elevar a organização para um ótimo patamar dentro do mercado. Aposte, invista e nunca desista da sua equipe!

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