A motivação no ambiente de trabalho é um tema crucial, especialmente para o setor de Recursos Humanos. Afinal, assim como as pessoas são diferentes, suas interpretações e respostas à motivação também variam. Um dos principais fatores que impactam a motivação é o estilo de liderança adotado. Líderes eficazes são capazes de influenciar positivamente seus colaboradores, incentivando um desempenho mais assertivo e engajado.
Por isso, o RH precisa estar atento às características dos líderes dentro da organização, buscando sempre entender e aprimorar os comportamentos que aumentam a motivação do time. Embora o RH deva ser o primeiro a identificar e resolver os problemas relacionados à influência da liderança — por meio de treinamentos, cursos ou outras intervenções —, os próprios colaboradores também podem assumir um papel ativo para melhorar a comunicação e o ambiente.
Como agir em reuniões dominadas por poucos colegas?
Imagine a seguinte situação hipotética, que pode acontecer com qualquer um: você trabalha em um departamento grande onde, nas reuniões de resultados e metas, apenas alguns poucos colegas falam, e o fazem de forma ríspida, quase impondo suas opiniões. Essas decisões nem sempre funcionam, e o poder hierárquico inibe a participação dos demais, criando um ambiente de silêncio e desmotivação.
Você percebe os problemas de comunicação, sabe do impacto disso na organização, e quer falar, mas não é tão enérgico quanto seus colegas dominadores. Como abordar esse cenário de forma construtiva, sem provocar conflitos e sem mexer no ego dos demais?
Dicas práticas para melhorar a dinâmica das reuniões
O especialista em treinamentos comportamentais e autor dos best-sellers do New York Times Princípios da Influência e Compromissos Cruciais, David Maxfield, oferece orientações valiosas para trazer motivação e equilíbrio em reuniões dominadas por poucos participantes.
1. Tome a liderança da reunião
Muitas pessoas reclamam das reuniões, mas poucas assumem a responsabilidade de melhorá-las. Reconheça que tolerar comportamentos negativos só os reforça. Proponha uma conversa com o líder para sugerir mudanças, apresentando os problemas e seus impactos no time e nos resultados. Juntos, criem regras básicas para o bom andamento da reunião, limitando comportamentos prejudiciais.
Exemplo: "Percebemos que algumas pessoas dominam demais as conversas, enquanto outras não participam. Vamos limitar cada fala a dois minutos e incentivar quem ainda não falou a contribuir."
Use reuniões especiais ou inclua na agenda essa discussão para aprovar as novas regras, e monitore sua efetividade, ajustando conforme necessário.
2. Use agenda com tópicos e limites de tempo
Envie a agenda da reunião com antecedência para que todos possam se preparar, especialmente os mais introvertidos. Defina o tempo para cada item, e durante a reunião, monitore o cumprimento desses prazos.
Exemplo: "Ainda temos 10 minutos para este ponto e não ouvimos a opinião da Mariana e do Pedro. Vamos escutá-los antes de avançar."
3. Defina claramente o processo de decisão
Um dos maiores problemas em reuniões é a confusão sobre quem decide o quê. Esclareça o tipo de decisão esperado para cada tópico da agenda:
- Ordem: a decisão já está tomada e a equipe será informada.
- Consulta: pede-se a opinião da equipe, que ajuda na avaliação, mas não decide.
- Votação: a equipe decide por maioria, quando todos podem apoiar qualquer resultado.
- Consenso: debate até que todos concordem, usado para questões complexas ou de alto risco.
Exemplo: "Este ponto será uma consulta. Gostaria de ouvir suas opiniões."
4. Estimule a responsabilidade compartilhada
Não deixe que só o líder controle a reunião. Todos devem se sentir responsáveis para apontar comportamentos que atrapalham e lembrar as regras.
Exemplo: "Paulo, já entendemos sua opinião. Vamos respeitar o limite de dois minutos para que outros possam falar. Se sobrar tempo, voltamos a você, ok?"
Dicas para controlar os “dominadores” da fala
Se você mesmo tem tendência a falar muito, essas estratégias ajudam a equilibrar a participação:
- Anote os pontos no quadro ou flipchart para evitar repetições.
- Dê dois minutos de silêncio para reflexão e anotação das ideias dos participantes.
- Use a regra dos dois minutos para que cada fala seja concisa.
- Depois que alguém falar, permita que outros se manifestem antes que a mesma pessoa fale novamente.
- Peça para quem quiser aprofundar o tema após a reunião, por escrito.
Esse tema é comum a muitos profissionais. Se você tem dicas para melhorar a dinâmica das reuniões, compartilhe nos comentários!
Boa sorte em conduzir suas reuniões de forma mais produtiva e motivadora.
