7 dicas para criar um orçamento de RH eficiente na empresa

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Há muito tempo o setor de recursos humanos deixou de ser uma área meramente operacional, responsável por cuidar apenas de demandas burocráticas. Sendo hoje um departamento fundamental ao crescimento e sucesso do negócio. Para tanto, é necessário planejar um orçamento de RH eficiente.

Existem muitos motivos para a área de recursos humanos ter uma base de gastos. Um deles é a possibilidade de poder investir no que é crucial e rentável para o desenvolvimento dos colabores, como o treinamento dos colaboradores ou a integração de novas tecnologias. Isso garante que eles estejam alinhado aos planos de todo o negócio.

Todavia, definir o orçamento de RH não é tão fácil. Deve-se pensar em diversas variáveis. Para te ajudar nessa missão, criamos um artigo completo. Boa leitura!

1. Conheça a média dos custos do setor

O RH é responsável por uma série de atividades importantes, por exemplo, o recrutamento e seleção de novos profissionais ou o desenvolvimento de líderes. Isso beneficia toda a empresa, tornando-a mais competitiva, mas tem seus custos.

Em razão disso, a primeira tarefa é listar todas as atividades do RH e a média dos seus respectivos investimentos. Da contratação à demissão, quais são os valores gastos para estruturar equipes e manter os profissionais engajados no dia a dia da empresa?

Para isto, é preciso ter muita atenção. Nenhum custo é tão pequeno que deva ser deixado de lado. Cada centavo conta e pode ser a linha divisória para um planejamento bem-sucedido. Portanto, empenhe-se em levantar a média dos custos da forma mais minuciosa possível.

2. Olhe para o futuro da gestão de pessoas

Ao criar um orçamento, é preciso olhar para o futuro, lembrar que as práticas de hoje podem receber novos contornos amanhã. Por essa razão, estudar novas tecnologias, métodos e práticas é tão importante quanto definir o teu orçamento.

As maiores mudanças atuais vêm com a transformação digital (ou quarta revolução industrial). Segundo a Deloitte, cerca de 56% das empresas já estão reformulando seus processos de RH para aproveitar melhor as novas ferramentas digitais — investindo assim em itens que antes não existiam.

Por isto, pesquise bastante sobre as novas tecnologias ou métodos que possam ser essenciais à boa gestão de pessoas no próximo semestre. Aproveite para analisar seus respectivos valores, fornecedores e encaixar as mais importantes no orçamento.

3. Reflita sobre as metas de melhoria

Como setor estratégico que é hoje, o departamento de gestão de pessoas deve contar com uma série de metas para o futuro, como reduzir o turnover ou otimizar a satisfação do público interno. E claro que isso deve ser considerado na base de custos.

Quanto mais desafiadoras forem as metas, mais energia, tempo e dinheiro o setor de recursos humanos precisará para alcançá-las. Se o intuito é manter a assiduidade como está, o investimento atual pode ser suficiente; porém, se o objetivo é reduzir pela metade o total de faltas e atrasos, investimentos substanciais deverão ser pensados.

Nesse ponto, é interessante sentar com a liderança da empresa e avaliar quais são as metas para os próximos anos. Elas irão servir como uma bússola a fim de determinar novos gastos, bem como o orçamento do RH.

4. Faça o benchmarking de outras empresas

Em resumo, benchmarking é o estudo sobre as melhores práticas de concorrentes ou empresas relevantes no mercado. Analisar, e depois adaptá-las para que possam ser integradas à sua organização (ou departamento, no caso da gestão de recursos humanos).

Para tal fim, encontre uma maneira de descobrir o quanto outras empresas gastam com a gestão de pessoas. Isso pode ser feito ao acionar uma boa rede de networking, ou ainda, ao fazer parcerias e trocar informações estratégias com negócios de áreas subjacentes (que não sejam, necessariamente, concorrentes).

Faça uma lista com 3 ou 4 empresas que deseja analisar. Elas devem ser referências na gestão do capital humano, negócios que inspirem o que seu RH deve ser no futuro. Depois, busque informações sobre estratégias e gastos com gestão de pessoas que estas organizações costumam adotar.

5. Utilize a regra 80/20

Nenhum negócio conta com recursos financeiros ilimitados, então é preciso priorizar os investimentos mais importantes em sua base de gastos. A dúvida é: o que é realmente importante na gestão de pessoas?

Nesse caso, é interessante lembrar-se do princípio de Pareto, o conceito de um economista italiano defende que 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Ou seja, a maior parte dos benefícios é proveniente de uma pequena quantidade de ações.

Ao aplicar isso ao RH, é possível constatar que 80% dos resultados obtidos são provenientes de 20% das práticas de gestão de pessoas. Então, descubra e priorize as práticas essenciais para a alavancagem dos resultados e reserve um orçamento mais robusto para elas.

6. Conheça seus indicadores de desempenho

Existem vários indicadores ligados à gestão do capital humano. Eles funcionam como um termômetro para sinalizar o que vai bem e o que precisa melhorar. Então, ao monitorá-los, é possível ter conhecimento do que está sendo bem-feito e do que precisa de mais investimentos.

Entre as diversas métricas de desempenho, é possível citar o percentual de retenção de talentos, absenteísmo, horas de treinamento por ano, nível de satisfação do público interno e tempo médio para contratação como algumas das principais.

Avalie quais indicadores-chave estão dentro dos padrões de qualidade do RH, depois liste quais não estão indo bem e por qual motivo. Desse modo, será possível identificar novos investimentos que precisam ser analisados no orçamento do setor de RH.

7. Encontre meios para convencer a alta administração

Até aqui foram citadas várias formas de identificar custos de gestão para incluí-los no orçamento, mas isso não basta para ter um orçamento eficiente. Na maioria das vezes, o orçamento imaginado estará acima do que a liderança está disposta a pagar, e ficará a cargo do gestor de departamento negociar pela melhor solução possível.

Para tal fim, o recomendado é deixar claro à alta administração a importância do RH, e que, sem as pessoas engajadas, treinadas e alinhadas, o negócio pode não atingir grandes resultados. Reforce isso com pesquisas, indicadores e estudos de caso que comprovem a importância da gestão estratégica de pessoas.

Agora você está por dentro do assunto e sabe como fazer um bom orçamento de RH. Não deixe de levantar os custos, conhecer os indicadores e a estratégia de outras empresas, assim você terá maior acerto no orçamento final.

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