Falhas na comunicação empresarial: como evitar?

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Estudo demonstra que clima organizacional depende de conversas mais acertadas entre colaboradores.

Não é surpresa para ninguém que as falhas na comunicação organizacional reduzem a motivação organizacional, prejudicando — e muito — a realização de um bom trabalho em equipe com resultados.

Carlos, por exemplo, trabalhou com um colega cujo comportamento desrespeitoso e linguajar ofensivo não eram controlados. Carlos nunca disse nada sobre isso para ele. Seus colegas também nunca disseram nada. Até mesmo a gerência não tentou conversar com ele para evitar conflitos. Em vez disso, todos se queixaram entre si e fizeram fofoca sobre o problema. A moral da equipe, assim, acabou se deteriorando até que, eventualmente, quatro funcionários saíram, acreditando que a organização tolerava esse tipo de comportamento ofensivo.

Já a Clarice, relatou estar em uma reunião de um projeto na qual muitos erros que pareciam óbvios foram notados pelos presentes, mas não foram corrigidos na hora porque preferiram falar disso fora da reunião, pelos corredores. O resultado? Após vários meses de trabalho errado e sem motivação, o plano do projeto não conseguiu atingir seus objetivos e perdeu o financiamento para continuar.

Segundo nova pesquisa realizada por Joseph Grenny e David Maxfield, autores do bestseller do New York Times, Conversas Cruciais, o desempenho humano nas empresas pode ficar bem abaixo do esperado quando a comunicação empresarial falha.

Em estudo feito com 1.025 pessoas nos EUA, 72% dos entrevistados relataram casos em que eles ou outros não tiveram uma comunicação assertiva ao detectar algum problema no trabalho com outros colaboradores. 68% reclamaram da falta de respeito e 57% deixaram o colega se esquivar da conversa necessária para corrigir os possíveis erros.

De acordo com os dados, a maioria dos colaboradores é culpada por esse tipo de comunicação empresarial falha. Mais especificamente, metade chega a desperdiçar sete dias ou mais por ano quando se afastam das conversas cruciais, sendo que 40% dos entrevistados disseram perder até mais de duas semanas. Os custos dessa comunicação empresarial mal sucedida chegam a custar uma média de $7.500 por conversa por conta da perda de tempo e recursos. Dos nossos entrevistados, 20% chegou a dizer que gasta até mais de $50.000.

Em vez de falar o que acham, os colaboradores costumam optar por fugir do embate. Inclusive, até deixam de se queixar e fazem o trabalho errado mesmo sabendo que está incorreto, o que, obviamente, pode terminar com alguma frustração para o indivíduo e a organização.

O estudo descobriu que um em cada cinco funcionários estima que sua incapacidade de falar em momentos cruciais custa a sua organização mais de $50.000, e 40% estimam desperdiçar duas semanas ou mais se queixando do problema.

Mais de 500 entrevistados compartilharam histórias específicas de conversas cruciais que não foram realizadas ou eficazes. As 5 mais citadas foram:

  • Espinhosos: dificuldade de confrontar pessoas rudes e desrespeitosas que falam de maneira ofensiva e têm resistência a feedbacks;
  • Bomba-relógio: dificuldade de se expressar quando propostas e estratégias ficam confusas com explicações imprecisas ou mal formuladas;
  • Colegas folgados ou incompetentes: dificuldade de falar para os colegas ou superiores sobre hábitos de trabalho ruins, incompetência e falta de engajamento;
  • Chefe abusivo: dificuldade de tentar discutir abertamente os danos causados quando as pessoas recorrem ao poder de sua posição para impor seus próprios interesses;
  • Caos gerencial: dificuldade de conseguir ser claro quando as pessoas estão incertas de seu papel, responsabilidades e deveres.

Quais são os maiores exemplos de falhas na comunicação organizacional?

Se um negócio passa muito tempo sem investimento em comunicação interna, você logo vai notar alguns problemas na forma como a empresa é conduzida. Veja aqui alguns bons exemplos que você pode já ter testemunhado.

A equipe não tem voz

Não é incomum encontrar alguns gestores mais distantes, que não compartilham suas ideias com o time antes que elas virem um plano já em ação. Pode até parecer mais eficiente ter uma pessoa só tomando essas decisões, mas ela sempre precisa de informação para fazer as melhores escolhas.

Quando o líder da equipe não se comunica direito, não pede opiniões ou simplesmente não sabe o suficiente sobre o time, é bem provável que ele faça escolhas bem ruins.

O gestor não dá feedbacks

Há vezes em que é fácil perceber o próprio erro e corrigi-lo imediatamente. Porém, considerando como a complexidade dos negócios hoje em dia, não é incomum que alguns erros passem despercebidos por bastante tempo. A menos, é claro, que o gestor da equipe aponte essas falhas e mostre como podem ser corrigidas.

Se ele não faz isso, não é surpresa que um profissional acabe passando muito tempo cometendo o mesmo erro repetidas vezes — isso pode comprometer os processos, o clima e, por consequência, a cultura organizacional do negócio.

Há muitas informações, mas poucas são importantes

Do outro lado do espectro, existem aqueles negócios que tentam fazer com que a equipe inteira saiba de tudo o tempo todo. Isso faz com que, em muitos casos, o time fique tão saturado com dados inúteis que as informações realmente importantes sejam deixadas de lado. É vital que todos se comuniquem, mas se os profissionais precisam de apenas um conjunto específico de dados, não há muita razão para sobrecarregá-los.

Então, como evitar falhas na comunicação organizacional?

Sua empresa tem problemas de comunicação. O que fazer? A solução específica depende do caso, mas existem algumas dicas gerais que você pode seguir. Confira.

Tenha processos de comunicação eficientes

Diferentemente das conversas do dia a dia, a comunicação nas empresas depende muito mais de regras e processos para funcionar bem. Para isso servem coisas como os e-mails prontos para clientes, formulários, treinamentos, entre outras coisas que ajudam a organizar a informação — isso não cobre tudo, mas ajuda bastante.

Seja mais próximo dos colaboradores

O primeiro passo para coordenar bem um time é escutá-lo. Se você não sabe como é seu dia a dia de trabalho, quais são suas principais necessidades e como eles se coordenam, há pouco que você possa fazer para ajudá-los. Sem falar que, em muitos casos, a opinião do time é vital para tomar certas decisões.

Busque objetividade em todas as conversas

Para a maioria das conversas no dia a dia de trabalho, o ideal é ser direto, claro e objetivo. Não ficar dando voltas e chegar com uma ideia clara do que você deseja dizer. Pode parecer algo óbvio, mas você logo vai notar como ter essa ideia em mente muda seu jeito de falar.

Além disso, é preciso saber lidar com a pressão de cada momento e ter calma ao abordar os assuntos junto aos colaboradores, a fim de que o estresse não seja fator de dificuldade para uma boa comunicação.

Agora que você entende melhor o tema, é hora de evitar as falhas na comunicação organizacional que tanto podem custar à sua organização e obter ainda mais resultados! Enquanto você continuar se informando, melhorará consideravelmente sua eficiência.

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