Saber como fazer um evento online, aqui em especial lidamos com os corporativos, é fundamental para ter profissionais cada vez mais capacitados e engajados com o trabalho do dia a dia. Realizar eventos a distância em um ambiente online com recursos digitais e todos os envolvidos em locais remotos conectados por devices eletrônicos na internet alguns anos atrás poderia até ser considerado uma iniciativa regada a loucura, muitos riscos, medo de pouca adesão, dificuldades técnicas, mas sabe-se hoje em dia que isso tudo mudou e é uma excelente forma de se conseguir gerar engajamento entre diversas pessoas, economias de custos, e o mais importante, servir como aliado aos objetivos de uma organização e criar culturas saudáveis e voltadas para performance.
Mas, para que seja possível, é preciso que você entenda como fazer um evento online da forma correta, não é mesmo? Quer descobrir 6 passos essenciais para fazer um evento corporativo online campeão? Continue a leitura do artigo que preparamos para você! Vamos lá!
1. Defina o tema do evento
O primeiro passo de como fazer um evento online é definir o tema. Isso significa mais do que um simples título, você pode fazer algumas pesquisas para entender quais assuntos você precisa abordar e conectar isso no título e tema do seu evento para gerar interesse e não deixar que algumas temáticas sejam abordadas no treinamento dos colaboradores. Lembrando que, os temas devem estar relacionados com as necessidades mais latentes da sua equipe. Ou seja, se você precisa ter colaboradores que saibam se posicionar melhor no ambiente de trabalho, que aumentem os níveis de seu profissionalismo e que tenham atitudes de líder, o treinamento voltado para a área de liderança corporativa pode ser uma ótima temática para ser abordada na capacitação e um título criativo e inclusivo já será meio caminho andado.
A partir disso, fica mais fácil construir um planejamento alinhado com os objetivos da companhia, de forma que as informações abordadas sejam proveitosas tanto para o seu time quanto para o negócio.
2. Engaje os colaboradores
Sabemos que a maioria dos eventos corporativos online têm um desafio maior de reter a atenção dos participantes em comparação com o evento presencial. Você sabe que em frente a uma tela de computador ou smartphone temos inúmeras distrações, mensagens de grupo das tias, e-mails chegando na caixa de entrada, aquela vontade de clicar em tudo, contudo, você precisa pensar em estratégias para que esses índices diminuam. Por exemplo, tente engajar os seus colaboradores informando da importância desse tipo de evento, seja ele para aprender novas ferramentas, ou para se atualizar no mercado de atuação. Informe no seu convite que será necessário desligar-se do dia-a-dia um pouco, escolher um local adequado para este momento, utilizar-se de fones de ouvido e microfones apropriados, talvez informar outros na família ou envolta destes momentos. São pequenos detalhes mas que uma vez informados de antemão ajudam a todos estarem preparados para maior participação sem restrições ou medo de algo errado vazar e tantas outras preocupações que podemos ter.
É importante que a empresa informe para as pessoas que esse processo vai gerar grandes benefícios para quem participar, pois eles poderão enriquecer o seu currículo e com isso conseguir novas oportunidades de ascensão profissional dentro da companhia. Portanto, não deixe de incentivar o seu time para que eles fiquem interessados nos assuntos que serão abordados. Isto é, além de elementos técnicos de cuidado preparatórios, estimule os participantes a enxergarem os benefícios intangíveis reais daqueles momentos.
3. Defina a plataforma onde será realizada os eventos
Definir a plataforma do evento também é uma etapa importante da capacitação online. Isso porque, geralmente, cada meio digital tem suas particularidades em relação às ferramentas e formas de utilização.
Por isso, não esqueça de numerar todas as vantagens e desvantagens de cada plataforma para evitar erros e falhas durante a apresentação dos especialistas. Assim, conseguirá ter em mente se o treinamento será realizado por meio de redes sociais, site ou aplicativo específico.
Ao fazer isso, será possível definir o passo a passo dos assuntos abordados. Da mesma forma que também conseguirá verificar, por exemplo, se há possibilidade de ter dois ou mais especialistas em locais diferentes interagindo de forma simultânea durante a realização da capacitação.
4. Garanta uma boa conexão e aos equipamentos eficientes
A qualidade de conexão do evento é fundamental para evitar que todo seu planejamento seja desmoronado. Isso porque, de nada adianta você executar todos os passos anteriores se, na hora da transmissão, a imagem ficar travando ou o áudio ficar baixo demais, pois as pessoas não conseguirão acompanhar a capacitação com excelência.
Portanto, para evitar que aconteçam esses e outros problemas durante a apresentação online, é importante que a organização garanta uma boa conexão de internet. Também é preciso conferir se os equipamentos que serão utilizados durante a transmissão estão funcionando corretamente ou se apresentam algum tipo de falha.
Então, lembre-se: alguns dias antes de iniciar as palestras, faça testes na internet e nos equipamentos utilizados. Assim, caso verifique qualquer tipo de problema, terá tempo suficiente para sanar essas dificuldades e garantir que o evento seja um sucesso.
5. Realize a divulgação
Outro passo que não pode ficar de fora de como fazer um evento online é realizar a sua divulgação de forma eficiente para que todos os colaboradores saibam da capacitação. Para isso, coloque avisos em todos os setores da empresa, mande e-mail para os colaboradores, informe no chat interno da empresa ou por meio de aplicativos de mensagens.
Além disso, é importante deixar todos os gestores cientes para que eles façam uma reunião com sua equipe e divulguem o treinamento, falando da sua importância e o motivo pelo qual eles precisam participar. Assim, por meio dessas estratégias, ficará mais fácil contar com a presença de todos os profissionais do empreendimento.
6. Foque na experiência do usuário
Durante a realização do evento também é fundamental focar na experiência do usuário. Ou seja, é preciso que elabore estratégias que incentivem a participação dos integrantes durante um processo de aprendizagem, por exemplo. Informe o especialista da capacitação, palestrante, facilitador, anfitriões que ele deverá reservar um tempo para tirar as dúvidas das pessoas, que pode ser feito ao longo da palestra ou no final de cada apresentação. Dessa forma, os profissionais se sentirão mais à vontade para fazer perguntas aos palestrantes e entender melhor sobre os assuntos que estão sendo abordados.
Esse processo também permite que os colaboradores tenham uma maior interação entre si, seja para tirar dúvidas sobre os processos organizacionais do dia a dia ou para uma conversa descontraída na hora do almoço. Assim, será possível ter uma equipe mais unida, o que também reflete em uma melhor qualidade do trabalho de todos que fazem parte da empresa. Além de garantir que as metas sejam cumpridas com mais produtividade e eficiência.
Além das dicas que elaboramos ao longo do artigo, para saber como fazer um evento online, é preciso que conte com uma plataforma educacional especializada em treinamentos. Um exemplo disso é a Aspectum, que tem o papel de ajudar organizações e líderes no desenvolvimento do seu potencial humano. Isso é possível graças às nossas jornadas de alta performance, engajamento de equipes, relacionamentos saudáveis e realização plena. Ajudamos com cursos, treinamentos, palestras, MBA's próprios e internacionais baseados em mais de 30 anos de pesquisas.
Quer entender melhor como a Aspectum pode ajudar na realização do evento corporativo online? Entre em contato conosco e confira todos os detalhes. Garantimos que você não vai se arrepender!
