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Falhas na comunicação empresarial: como evitar?

Falhas na comunicação empresarial: como evitar?

Não é surpresa para ninguém que as falhas de comunicação são um dos responsáveis por diversos problemas no ambiente corporativo, correto? No cotidiano de uma empresa, é fácil encontrar exemplos de situações que prejudicam o clima organizacional, a produtividade e até mesmo o nível de confiança dos colaboradores com a organização. Nesse sentido, a comunicação empresarial é considerada uma ferramenta altamente estratégica e poderosa para engajar os funcionários e alcançar os resultados esperados.

Quando falamos sobre problemas na comunicação, é bom lembrar que, por menor que sejam, elas podem gerar inúmeros impactos na empresa. Nesse contexto, todos os colaboradores de uma organização são responsáveis. Um áudio de WhatsApp mal compreendido, por exemplo, pode gerar desentendimentos e até a condução equivocada de uma tarefa. Por essa razão, prevenir é sempre melhor que remediar.

Se você quer entender melhor sobre o tema e ainda conhecer dicas valiosas para evitar falhas na comunicação organizacional, continue a leitura e aproveite! Neste artigo, vamos responder às seguintes perguntas:

  • O que é uma comunicação empresarial defeituosa?
  • De que forma a falta de diálogo influencia na comunicação das organizações?
  • Quais são os maiores exemplos de falhas de comunicação organizacional?
  • Como evitar falhas na comunicação empresarial?

O que é uma comunicação empresarial defeituosa?

Imagine um profissional chamado Carlos, por exemplo. Imagine que Carlos trabalhou com um colega cujo comportamento desrespeitoso e linguajar ofensivo não eram controlados. Ele nunca disse nada sobre isso para o colega, não foi capaz ou não quis dar este feedback. Os outros colaboradores também nunca disseram nada para o colega com comportamentos e linguajar abusivos. Até mesmo a gerência não tentou conversar com o funcionário para evitar conflitos.

Em vez disso, todos ficaram em suas zonas de conforto e se queixaram entre si até mesmo fazendo fofoca sobre o problema. Bom, a moral da equipe, daquele modo, acabou se deteriorando até que, eventualmente, quatro funcionários saíram, acreditando que a organização tolerava esse tipo de comportamento ofensivo. Uma triste história, mas que, por mais simples que pareça, se repete em muitas organizações sem uma cultura de feedback e prestação de contas.

Os colegas de trabalho de Carlos, chamamos de intocáveis corporativos. Para eles é muito cômodo, pois se não recebem devolutivas comportamentais de seu mau comportamento, continuam a trabalhar e propagar suas atitudes pela empresa afora.

Já uma profissional chamada Clarice, por exemplo, relata estar em uma reunião de um projeto na qual muitos erros que pareciam óbvios foram notados pelos presentes no evento, mas não foram corrigidos na hora do encontro porque preferiram falar disso depois, pelos corredores. Uma clara demonstração de falta de senso de trabalho e equipe.

O resultado? Após vários meses de trabalho errado e sem motivação, os objetivos não foram atingidos e o orçamento necessário para financiar e continuar o projeto foi perdido. Esse caso indica a falta de um processo aberto, claro e transparente de comunicação, em que o sentimento de pertença e, consequentemente, a autorresponsabilização não estão presentes no ambiente corporativo, nem fazem parte da cultura da empresa.

De que forma a falta de diálogo influencia na comunicação das organizações?

Segundo pesquisa realizada por Joseph Grenny e David Maxfield, autores do bestseller do New York Times, Conversas Cruciais, o desempenho humano nas empresas pode ficar bem abaixo do esperado quando a comunicação empresarial falha ou identificamos a falta de comunicação. Logo, toda ação que busque resolver problemas de comunicação dentro de uma empresa impacta positivamente no resultado e gera ganhos de imagem e identidade junto aos colaboradores.

Em um estudo feito com 1.025 pessoas nos EUA, 72% dos entrevistados relataram casos em que eles ou outros não tiveram uma comunicação acertada ao detectar algum problema no trabalho com outros colaboradores. 68% reclamaram da falta de respeito e 57% deixaram o colega se esquivar da conversa necessária para corrigir os possíveis erros.

Impacto nos resultados

De acordo com os dados, a maioria dos colaboradores é culpada por esse tipo de comunicação empresarial falha. Mais especificamente, metade chega a desperdiçar sete dias ou mais por ano, quando se afastam das conversas cruciais, sendo que 40% dos entrevistados disseram perder até mais de duas semanas. As despesas dessa comunicação empresarial malsucedida chegam a custar uma média de $7.500 por conversa, por conta da perda de tempo e recursos. Dos entrevistados, 20% chegou a dizer que gasta até mais de $50.000.

Em vez de falar o que acham, os colaboradores costumam optar por fugir do embate. Inclusive, até deixam de se queixar e fazem o trabalho errado mesmo sabendo que está incorreto, o que, obviamente, pode terminar com alguma frustração para o indivíduo e a organização. O estudo descobriu que um em cada cinco funcionários estima que sua incapacidade de falar em momentos cruciais custa a sua organização mais de $50.000, e 40% estimam desperdiçar duas semanas ou mais se queixando do problema.

Barreiras na comunicação

Cada vez mais, as empresas entendem a necessidade de promoverem espaços e situações para que haja integração em suas equipes. Ainda no contexto do estudo, verificou-se que mais de 500 entrevistados compartilharam histórias específicas de conversas cruciais que não foram realizadas ou não foram eficazes. As 5 mais citadas foram nomeadas como:

  • interlocutores espinhosos: dificuldade de confrontar pessoas rudes e desrespeitosas que falam de maneira ofensiva e têm resistência a feedbacks;
  • bomba-relógio: dificuldade de se expressar quando propostas e estratégias ficam confusas com explicações imprecisas ou mal formuladas;
  • colegas folgados ou incompetentes: dificuldade de falar para os colegas ou superiores sobre hábitos de trabalho ruins, incompetência e falta de engajamento;
  • chefe abusivo: dificuldade de tentar discutir abertamente os danos causados quando as pessoas recorrem ao poder de sua posição para impor seus próprios interesses;
  • caos gerencial: dificuldade de conseguir ser claro quando as pessoas estão incertas de seu papel, responsabilidades e deveres.

Quais são os maiores exemplos de falhas de comunicação organizacional?

Se um negócio passa muito tempo sem investimento em comunicação interna, você logo vai notar alguns problemas na forma como a empresa é conduzida. Subestimar a importância da comunicação empresarial resulta em consequências como desmotivação, insatisfação, boatos, retrabalhos, etc. Consequentemente, os impactos negativos no funcionamento e nos resultados da organização são inevitáveis.

Hoje, mais do que nunca, as empresas percebem como as informações que elas comunicam precisam ser coerentes com o que elas praticam. Além disso, já existe um movimento para que a comunicação não seja meramente utilitária e tenha um caráter mais humano. Contudo, no dia a dia, ainda encontramos muitos ambientes de trabalho em que a comunicação de mão dupla ainda não é uma prática. O que abre espaço para muitos problemas.

Veja a seguir alguns exemplos que você pode já ter testemunhado.

Equipe que não tem voz

Não é incomum encontrar alguns gestores mais distantes, que não compartilham suas ideias com o time antes que elas virem um plano já em ação. Pode até parecer mais eficiente ter uma pessoa só tomando essas decisões, mas ela sempre precisa de informação para fazer as melhores escolhas. Quando o líder da equipe não se comunica direito, não pede opiniões ou simplesmente não sabe o suficiente sobre o time, é bem provável que ele faça escolhas bem ruins.

Falta de ferramentas de comunicação

Independentemente do tamanho da empresa, a falta de ferramentas de comunicação corporativa prejudica o envolvimento, a produtividade e o sucesso de todos os colaboradores, não importa o cargo que ocupem. Afinal, a falta de investimento em recursos como e-mail, intranet, TV corporativa, entre outros, cria um ambiente suscetível a muitos ruídos de informações, gerando boatos e desconfiança.

Gestor que não dá feedbacks

Há momentos em que é fácil perceber o próprio erro e corrigi-lo imediatamente. Porém, considerando a complexidade dos negócios hoje em dia, não é incomum que alguns erros passem despercebidos por bastante tempo.

A menos, é claro, que o gestor da equipe aponte essas falhas e mostre como podem ser corrigidas. Se ele não faz isso, não é surpresa que um profissional acabe passando muito tempo cometendo o mesmo erro repetidas vezes — isso pode comprometer os processos, o clima e, por consequência, a cultura organizacional da empresa.

Não existe alinhamento de expectativas

Pode não parecer, mas a falta de alinhamento de expectativas acontece bastante nos ambientes corporativos. Isso porque muitas vezes, pensamos que algo que está claro para nós, também está para o outro. Porém, na prática, não é bem assim que acontece.

Quando não conhecemos a expectativa do outro, agimos de acordo com a nossa própria perspectiva. Se existem linhas de pensamento diferentes dentro da organização, cada um vai tentar defender seu ponto de vista.

Muitas informações, poucas, importantes

Do outro lado do espectro, existem aqueles negócios que tentam fazer com que a equipe inteira saiba de tudo o tempo todo. Isso faz com que, em muitos casos, o time fique tão saturado com dados inúteis que as informações realmente importantes sejam deixadas de lado. É vital que todos se comuniquem, mas se os profissionais precisam de apenas um conjunto específico de dados, não há muita razão para sobrecarregá-los.

Não entender o seu público interno

Uma comunicação empresarial, para ser efetiva, precisa criar conexão com o público. Aquela comunicação de mão única já não faz mais sentido. Se a troca de informações não é direta e verdadeira, ela deixa de ser genuína e coerente, gerando vários problemas como os que já citamos anteriormente: ruídos, boatos, retrabalho, insegurança, insatisfação. Daí a necessidade de viabilizar canais e processos de comunicação efetivos de acordo com a necessidade de todos os envolvidos.

Como evitar falhas na comunicação empresarial?

Sua equipe não está integrada e consequentemente sua empresa tem problemas de comunicação. Falta motivação, empatia e engajamento. Além do mais, falta senso de trabalho e colaboração, pois as pessoas não se importam com o todo e fazem somente o que precisa ser feito. O que fazer? A solução específica depende de cada caso, mas existem algumas dicas gerais que você pode seguir. Confira.

Tenha processos de comunicação eficientes

Diferentemente das conversas do dia a dia, a comunicação nas empresas depende muito mais de regras e processos para funcionar bem. Para isso servem instrumentos como e-mails padrões para clientes, processo de onboarding, sistema interno de mensagens, formulários, treinamentos, entre outras alternativas que ajudam a organizar a informação — isso não cobre tudo, mas ajuda bastante.

Seja mais próximo dos colaboradores

O primeiro passo para coordenar bem um time é escutá-lo. Escutar é uma das habilidades mais importantes que um líder precisa desenvolver. Se você não sabe como é o dia a dia de trabalho da sua equipe, quais são suas principais necessidades e como os colaboradores se coordenam, há pouco o que você possa fazer para ajudá-los. Sem falar que, em muitos casos, a opinião do time é vital para tomar certas decisões.

Busque objetividade em todas as conversas

Para a maioria das conversas no dia a dia de trabalho, o ideal é ser direto, claro e objetivo. Não ficar dando voltas e chegar com uma ideia certa do que você deseja dizer. Pode parecer algo óbvio, mas você logo vai notar como ter essa ideia em mente muda seu jeito de falar.

Além disso, é preciso saber lidar com a pressão de cada momento e ter calma ao abordar os assuntos junto aos colaboradores, a fim de que o estresse não seja fator de dificuldade para uma boa comunicação.

Tenha canais de comunicação definidos e eficientes

Uma comunicação interna eficiente é essencial para reduzir conflitos, aumentar a produtividade e impulsionar o desenvolvimento dos negócios, certo? Quando uma empresa tem um grupo de colaboradores que não está integrado, a boa comunicação fica comprometida e o impacto pode ser desastroso. Dessa forma, investir em uma intranet ou uma rede social corporativa pode ajudar bastante, pois a empresa cria espaços próprios para divulgar suas informações de forma padronizada e motiva a interação do seu time.

Realize reuniões informais entre os colaboradores

Você já sabe que as reuniões fazem parte do cotidiano de toda empresa e que elas são relevantes para promover a comunicação e o relacionamento interpessoal no ambiente corporativo. No entanto, é extremamente importante propor reuniões que criem oportunidades de diálogo e, por consequência, um ambiente motivacional entre os colaboradores. Nesse contexto, as reuniões informais geram um clima de descontração e evitam que, em reuniões mais técnicas ou específicas, a equipe perca o foco.

Crie uma cultura de feedbacks

Já falamos como a falta do feedback pode ser danosa para a produtividade do colaborador. Por isso, se essa é uma prática que causa algum desconforto a você, é preciso buscar as estratégias certas para dar feedbacks tanto positivos quanto corretivos.

Tenha em mente que, antes de tudo, é importante que o colaborador saiba o porquê e o impacto positivo ou negativo do comportamento de que se fala, bem como o impacto potencial que poderia ser produzido. Além disso, é válido estabelecer o compromisso do colaborador no tema em questão, permitindo o diálogo.

Portanto, podemos concluir que a comunicação organizacional tem um papel extremamente importante para a imagem e interação da empresa com os colaboradores. As empresas que atentam para isso promovem espaços corporativos mais agradáveis de se trabalhar e consequentemente, todos saem ganhando. Em um ambiente harmonioso, todos colaboram entre si em prol de objetivos comuns.

Quando uma empresa identifica algum dos exemplos de falhas de comunicação apresentados neste artigo, e quer mudar o cenário, já é um ótimo sinal. Nesse sentido, é imprescindível começar com mudanças simples, como investir em relacionamento. Afinal, quando falamos de comunicação, também falamos de pessoas e elas são o ponto-chave de sucesso de qualquer negócio.

Agora que você entende que mal-entendidos e ruídos na comunicação fazem parte do cotidiano de qualquer empresa e que existem ações simples e eficazes para evitar que isso aconteça, fica mais fácil promover uma comunicação eficaz, direcionada e relevante, que fortaleça a relação entre todos os envolvidos.

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