Execução

Conheça os Tipos de Processos Organizacionais e Como Funcionam

CONHEÇA OS TIPOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS E COMO FUNCIONAM

Para uma empresa conseguir alcançar seus melhores objetivos, é fundamental que algumas medidas sejam tomadas, principalmente quanto aos processos organizacionais. Eles são um conjunto de atividades que ajudam na gestão do negócio e em cada passo na sua jornada. É algo que tem foco no começo, meio e fim no desenvolvimento de tarefas, por exemplo.

Além disso, é importante frisar que os processos organizacionais melhoram não apenas como acontece a gestão da cadeia produtiva da empresa, mas também o fluxo e o tempo gasto pelo colaborador que estiver envolvido em cada uma das etapas. Ao final, parceiros e clientes também são impactados positivamente, trazendo ótimos resultados para a empresa.

Como o tema é essencial para potencializar a performance e crescimento de qualquer negócio, é bom saber mais. Por isso, elaboramos o material abaixo. Confira e boa leitura!

1. O QUE SÃO PROCESSOS ORGANIZACIONAIS?

Para que o produto ou serviço oferecido por uma empresa tenha qualidade e respeite todos os detalhes para chegar à conformidade adequada, os processos organizacionais fazem uma grande diferença. Eles são uma série de atividades ligadas entre si, envolvendo pessoas (colaboradores, gestores), procedimentos, equipamentos necessários e mesmo informações.

A medida em que são executados, ocorre a transformação de insumos (que são as entradas) em produtos ou serviços (chamados de saídas) para atender às demandas e necessidades de consumidores internos ou externos. Isso faz com que se agregue valor aos itens produzidos para o público-alvo e até mesmo para a própria empresa.

É importante saber também que os insumos ou entradas desse processo podem ser matérias-primas, informações e conhecimento, equipamentos e ainda qualquer outro tipo de bens. Quanto às saídas, são o formato final de produtos ou serviços desenvolvidos, para que sejam comercializados e, assim, cheguem ao seu destino final.

De forma mais direta, os processos organizacionais funcionam como um diagrama de fácil visualização. Por exemplo: você identifica quais são as atividades necessárias para o desenvolvimento do produto ou serviço, inclui eventos e tomada de decisão, além do início e fim de todo o processo — o que conta com a participação de pessoas e equipes que a executam.

2. QUAIS OS PRINCIPAIS TIPOS EXISTENTES?

Existem basicamente três processos organizacionais que auxiliam um negócio. Em cada um deles, é fundamental compreender quais são os seus objetivos, a fim de determinar exatamente a energia, foco e equipe que devem compor aquele momento.

2.1. PROCESSOS PRIMÁRIOS

Esses são os processos que têm relação com a sua entrega final, ou seja, aquilo que é feito para o cliente em forma de produto ou serviço. É com eles que a empresa atende as necessidades do consumidor, além de caracterizar em que área o negócio atua, sendo o core business da organização.

Por exemplo: se você atua numa agência de conteúdo ou comunicação digital, as entregas podem ser posts para blogs, redes sociais ou outros materiais como banners, e-books etc. Agora se for uma floricultura, são as plantas, sementes, terra, entre outros, os produtos de comercialização.

Algumas características dos processos primários são o contato direto com o cliente; gerar a percepção de valor para o consumidor e poder começar e terminar fora da empresa.

2.2. PROCESSO DE APOIO

Os processos de apoio, também chamados de processos de suporte, não tem relação com o público externo. O foco aqui é de atender e dar continuação ao processo primário, sendo, de fato, o apoio necessário para o seu desenvolvimento. Assim, ele tem um caráter de fortalecer e auxiliar o estágio primário.

2.3. PROCESSOS GERENCIAIS

Já os processos gerenciais estão ligados aos dois anteriores — primário e de apoio, e suporte. Ele tem uma finalidade mais estratégica e com foco na eficácia dos processos, com um viés de monitoramento e melhoria de pontos que precisam de atenção. De forma resumida, são fundamentais para uma gestão altamente acompanhada e aprimorada.

Essa etapa também inclui possíveis ajustes em procedimentos, sempre visando o melhor aproveitamento de oportunidades e o de fechar lacunas com falhas na empresa.

É bom frisar ainda que para o desenvolvimento de equipe, por exemplo, os processos organizacionais e gerenciais também atuam bem, pois podem ser usados mostrando na prática o que os colaboradores podem melhorar, o que buscar como objetivo, quais as consequências de um processo bem-feito, entre outros aspectos.

3. COMO FUNCIONAM NA PRÁTICA?

Para que os processos organizacionais funcionem bem na prática, é possível contar com metodologias que já foram testadas e se apresentaram como uma boa solução. É válido reforçar que escolher um método como esses para dar o ponto de partida é fundamental, visto que, com a medida, pode-se poupar tempo, trabalho e potenciais retrabalhos.

Conheça dois caminhos recomendados para você aplicar e, assim, ter mais chances de fazer os processos organizacionais darem certo na empresa.

3.1. CICLO PDCA

A sigla, que significa Plan, Do, Check e Act tem tradução no português para: planejar, fazer, checar e agir. É simples de entender, pois o ciclo PDCA é feito com 4 passos para que você torne os processos organizacionais mais ágeis, eficientes e inteligentes. Ele é dividido em:

●   plan (planejar): é conhecida como a primeira fase, com o intuito de ajudar a empresa a identificar o objetivo que pretende alcançar. Após isso, é chegado o momento de desenhar o plano de ação, prevendo formas de implementação de melhorias e ainda eliminar problemas que são detectados;

●   do (fazer): faz parte da segunda etapa, em que é hora de pôr em prática todo o planejamento que foi desenvolvido. Aqui, é ainda mais simples o caminho a seguir: pois o “do” carrega o significado de atuar com mão na massa, ou seja, fazer acontecer;

●   check (checar): nesta terceira etapa o foco é coletar informações que sejam mensuráveis, ou seja, que sejam fáceis de ser medidos e ainda acompanhados. Esses dados terão uma análise profunda para que a organização tenha conclusões concisas, notando se houve ou não melhorias no processo ligado ao ciclo que foi direcionado;

●   act (agir): por último, se for necessário, a empresa pode e deve aplicar possíveis correções nas ações que foram realizadas e tomadas. Nessa etapa o mais importante é atingir melhorias que se mantenham contínuas, principalmente após todas as análises de resultados serem feitas.

Uma observação: se necessário, o ciclo PDCA pode recomeçar do zero. O jeito mais indicado para isso é reformular o plano de ação, repetindo a aplicação várias e várias vezes até chegar a uma excelência e eficiência nos processos organizacionais. Outra dica é, de fato, não medir esforços para a repetição, pois isso faz com que fique mais enraizado na cultura da empresa.

3.2. BPM

A metodologia BPM (Business Process Management) é bem parecida com a PDCA no que diz respeito a aplicação em ciclos. Porém, ela é feita em 6 etapas, tendo bastante detalhamento em cada uma delas. Dessa forma, é executada assim:

PLANEJAMENTO E ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

O ciclo inicial tem como meta o levantamento e mapeamento de todos os processos organizacionais existentes na empresa. É nesse estágio que a companhia precisa considerar quais são os processos que realmente estão de acordo com o serviço oferecido. Também é aqui que, muitas vezes, já se pode eliminar possíveis processos que estão incompatíveis.

ANÁLISE DE PROCESSOS

Na segunda parte do ciclo, é feita uma análise para identificar se os processos estão mesmo sendo aplicados. O objetivo é entender melhor e enxergar com clareza se eles funcionam, se trazem resultados, se são aplicados como devem ser, entre outros. Uma das vantagens dessa fase é conseguir tirar alguns insights para melhorias.

DESENHO DE PROCESSOS

Como o próprio nome diz, na etapa de desenho de processos é feito um esboço ou remodelamento dos processos que tenham mostrado limitações, erros, gargalos, burocracias desnecessárias ou até mesmo desperdícios. O foco é atingir as melhorias necessárias.

IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS

Eis aqui um dos momentos mais aguardados: após desenhar, entender e definir metas, é hora de colocar em prática os processos, já com suas melhorias aplicadas.

MONITORAMENTO DOS PROCESSOS

Assim como acontece no ciclo PDCA, logo após o processo estar funcionando e ser devidamente implementado, é o momento de acompanhar bem de perto os resultados. Para tal, é essencial fazer o monitoramento dos processos organizacionais e, assim, colher os dados que trazem valiosas informações sobre todo o negócio.

REFINAMENTO DE PROCESSOS

Por fim, nesta etapa você terá uma análise a mais, para compreender se as mudanças, de fato, ocorreram e surtiram efeito. Se a resposta for negativa, o ciclo é recomeçado.

4. COMO É POSSÍVEL CONDUZI-LOS DE MODO EFICIENTE?

Mesmo seguindo os processos organizacionais e as duas metodologias que apontamos nos tópicos anteriores, é preciso mais: procurar por alternativas que sirvam de apoio para que tudo seja conduzido de modo eficiente. Por isso, é bom conhecer como chegar a uma performance ampliada, com mais chances de sucesso e que tendem a ajudar bastante.

4.1. RECONHEÇA QUE HÁ MOTIVOS PARA INVESTIR EM MUDANÇAS

Isso porque reconhecer que há uma real necessidade de configurar mudanças e melhorias é, sem dúvidas, um passo importante para que a tarefa seja feita de forma exemplar. Lembre-se de que não faz sentido otimizar um processo que não demanda ou não tenha impacto no dia a dia da empresa — o foco sempre deve ser onde há oportunidades.

Além disso, fique atento e procure estimular feedbacks tanto de clientes internos como externos, assim como a atualização dos resultados ligados a todo o planejamento. Com isso, é possível configurar as prioridades e entender se há demanda de ação sobre ela. A consequência disso é positiva: recursos e esforços direcionados de forma inteligente.

4.2. MAPEIE PROCESSOS NOVOS COM RIQUEZA DE DETALHES

Ter os processos organizacionais mapeados é fundamental para uma administração eficiente de tudo: equipe, recursos, tempo, investimento etc. Com ele, é possível entender melhor o posicionamento e importância das etapas e como cada uma das pessoas envolvidas deve atuar e agir. O resultado é conseguir identificar as dificuldades e o que gera impacto nas tarefas.

Porém, é natural que as etapas apareçam constantemente e, assim, ficarem de fora do mapeamento. Para não perder isso de vista e deixar passar pontos e momentos decisivos nos processos, é válido seguir a regra de: não deixar para mapear depois as novas etapas. Lembre-se de que isso pode gerar um acúmulo de informações, desequilíbrio e perda de direcionamento.

4.3. INVISTA NA CAPACITAÇÃO E PREPARAÇÃO DA EQUIPE

Mudanças sempre exigem novos comportamentos e até mesmo no mindset dos profissionais de uma empresa. Diante desse cenário, uma opção a seguir é reforçar o quão preparada a equipe está para encarar as novidades dos processos organizacionais e apoiar o treinamento corporativo.

Por isso, para começar o ideal é apresentar os principais motivos de apostar na etapa e de que forma isso agirá positivamente no resultado de todos. Depois, vale a pena comunicar o plano, delegar responsabilidades que sejam entendidas claramente para serem executadas. O papel do líder aqui é de suma importância para a condução no desempenho das pessoas.

4.4. MONITORE DE PERTO OS RESULTADOS

Uma reflexão que cabe bastante neste tópico é: do que adianta usar uma metodologia que promete ser eficaz, executar com afinco as mudanças, acreditar que isso é o suficiente, mas, ao mesmo tempo, não acompanhar quais foram os resultados? Para ter segurança em cada investimento que a empresa faz, é essencial manter um monitoramento frequente.

A dica é definir métricas, indicadores e os patamares que mais se adequam a um retorno esperado ou desejado. Isso porque com a coleta de informações, por exemplo, é possível agir de acordo com a necessidade. Em tempo, é fundamental que os resultados concretos, reais, sejam os motivadores para a sua tomada de decisão — o que garante maior segurança.

4.5. APOSTE NO USO DA TECNOLOGIA

Ao tomar ciência da quantidade e, quem sabe, da complexidade dos processos organizacionais que a empresa terá a partir de agora, o acompanhamento precisa mesmo ser feito de uma maneira robusta e inteligente. O uso da tecnologia é um ótimo caminho a seguir, pois economiza-se tempo, gera resultados positivos e melhores, entre outras vantagens.

Um exemplo disso é o uso de softwares de gestão, como um bom CRM, que tem a facilidade e praticidade de organizar em um único lugar as informações, atuações, estratégias, contatos etc., do que está sendo feito na empresa e com os clientes. Ele também pode mapear as etapas dos processos, levantar os impactos de cada um e trazer relatórios consistentes com números.

Outro quesito que ganha espaço com a tecnologia é a comunicação, já que ela propicia formas mais rápidas de trocas de informações, mostrando o que os colaboradores e gestores devem fazer — sendo um aliado importante para a cultura de conhecimento da empresa.

5. QUAIS OS SEUS IMPACTOS NOS RESULTADOS DA EMPRESA?

Conforme abordamos até agora, nenhuma empresa vive sem processos organizacionais. É importante ter o controle das entradas (insumos, conhecimentos e materiais) para que sejam, então, transformados em bens de consumo ou serviços. Assim, são comercializados no mercado, agregando valor para o público e atraindo novos clientes e parceiros comerciais.

Por se tratar de melhorias visando sempre resultados positivos para a marca, se os processos forem realmente seguidos e revistos sempre que necessário, algumas vantagens surgem e ganham um destaque que não há como ignorar. Separamos a seguir os mais interessantes e que podem contribuir para a sua tomada de decisão.

5.1. MENOS DESPERDÍCIO

Não é novidade que quando uma empresa tem processos organizacionais ineficientes com frequência, isso causa desperdícios em todos os sentidos. O mais notado é a perda de tempo, pois as tarefas passam a demandar mais atenção, cuidados e até um período maior para serem executados.

Tem mais, pois o que fica por trás dessa ineficiência é, sem dúvidas, o mau aproveitamento dos recursos da equipe e das capacidades dos profissionais da empresa. A consequência disso é desperdiçar potencial, causar possíveis frustrações nos colaboradores, e gerar um mal-estar que pode ser percebido em várias áreas da organização.

Por isso, a saída é investir na melhoria das ações dos processos organizacionais, visando a redução de perdas, aumento da eficiência, agilidade e, principalmente, maior engajamento por parte dos colaboradores.

5.2. DIMINUIÇÃO DE CUSTOS

Se você consegue reduzir os desperdícios, também pode diminuir custos. Como em:

●   capital humano (menos contratações de mão de obra ou horas extras);

●   insumos (aproveitam-se muito mais os materiais);

●   logística (é possível otimizar os deslocamentos, transportes e rapidez nas entregas).

5.3. PADRONIZAÇÃO

Quando acontece uma melhora significativa nos processos organizacionais e no investimento em soluções tecnológicas, principalmente para acompanhar a transformação digital, a empresa consegue alcançar um alto nível de padronização nos resultados. Ou seja, garante que as ações sejam executadas de maneira exemplar e fiel — criando satisfação nos clientes.

Um bom exemplo disso é a implementação de fluxos de trabalho, como o workflow, que ajuda a eliminar erros, inconsistências e falhas nas etapas de trabalho. Com isso, a qualidade do trabalho é impactada positivamente, gerando maior valor aos produtos e serviços.

5.4. INTEGRAÇÃO

Se há um desafio compartilhado entre as empresas esse é a integração das equipes e diferentes departamentos. Quando os processos organizacionais têm deficiência, por exemplo, isso fica ainda mais evidente, criando também ruídos na comunicação, clima organizacional, cultura da empresa, turnover e muito mais.

Ao investir na integração, as equipes se sentem mais estimuladas a apoiarem umas às outras, na busca pelos melhores objetivos. Com o processo bem desenhado e estruturado (com um plano definido), fica visível e mais fácil de entender as funções de cada colaborador e a ordem de execução do trabalho.

5.5. ATUAÇÃO MAIS ESTRATÉGICA

Como parte da rotina das empresas, os processos organizacionais contam como verdadeiras estratégias de negócio para a companhia. Ao padronizar cada um deles, os colaboradores que estão envolvidos nas suas respectivas atividades, principalmente ao que diz respeito aos gestores, passam a ter mais liberdade para gerenciar ações e pensar em novas estratégias.

De forma resumida, é como se fosse da seguinte forma: quanto melhores forem as definições dos processos organizacionais, menos tempo e recursos os profissionais perderão com possíveis correções, refações ou tarefas feitas de forma manual.

Mais uma vez, o uso da tecnologia pode fazer toda a diferença, como na automação por software.

6. CONCLUSÕES SOBRE OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Ao longo deste material, mostramos o quão importante é investir em processos organizacionais para todo tipo de empresa. Eles não só apoiam o crescimento do negócio, mas também dão o suporte necessário para que todas as etapas de criação e desenvolvimento de produtos e serviços sejam feitos com a excelência que o consumidor demanda.

Outro aspecto que precisa estar em destaque é o envolvimento de toda a equipe nessa trajetória, pois são vários processos e etapas que precisam ser realizados com todo o cuidado e acompanhamento, aumentando as chances de sucesso. Aqui, cabe investir em soluções tecnológicas que facilitam o trabalho e trazem respostas a melhorias ou acertos.

Lembre de que a transformação digital é assunto mais do que atual: se faz necessário nos tempos de hoje. Não apenas isso, mas processos organizacionais que são impulsionados com o uso correto das novas tecnologias também fazem com que a empresa passe segurança, modernidade e fundamentos para o seu próprio crescimento.

Clientes e parceiros comerciais estão cada vez mais em busca de marcas que tenham estratégias baseadas em resultados positivos, com uma equipe de gestores à frente das necessidades e capazes de engajar os colaboradores no dia a dia. Indo além, é a força e dedicação dessas pessoas que também reforça a melhora na cadeia produtiva da empresa.

De forma resumida, é possível seguir os processos com algumas dicas:

●   tenha uma visão geral dos processos;

●   faça o alinhamento com a visão estratégica da empresa;

●   defina com clareza as métricas;

●   fique atento aos resultados;

●   conte com profissionais preparados e treinados;

●   recomece do zero, se for preciso;

●   use a tecnologia, como um software de gestão;

●   acompanhe como a concorrência está atuando em seus próprios processos;

●   traga soluções criativas e modernas.

Seguindo isso e ainda as metodologias que apresentamos, a empresa pode se superar e contar com muito mais participação de toda a equipe. Afinal, processos organizacionais têm como finalidade algo que todos estão em busca: o fortalecimento do negócio, boas oportunidades, fidelização de clientes e reputação da marca em alta. 


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