Tudo sobre comunicação interna: Definição, Importância, Aplicação.

Conheça a importância, relação com clima organizacional, produtividade, principais riscos da ausência. Dúvidas e estratégias para melhorar canais de comunicação interna pelo departamento de RH.

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comunicação interna

Preocupar-se com estratégias voltadas para o público externo deve ser uma das prioridades de qualquer organização. No entanto, é preciso entender que nenhuma ação é possível caso o engajamento de seus colaboradores não esteja adequado ou haja ruídos de informações relacionadas às principais decisões tomadas na empresa.

Por essa razão, torna-se necessário o investimento em comunicação interna, com o objetivo de atender também a esse público que proporcionará melhores resultados para a empresa como um todo.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda o que, de fato, é a comunicação interna, qual a sua importância dentro de uma organização e como ela contribuirá para que os resultados estabelecidos no planejamento estratégico sejam alcançados. Boa leitura!

O que é comunicação interna nas empresas e qual sua importância?

Inicialmente, vamos entender mais detalhadamente o que é a comunicação interna e a importância de aplicá-la dentro da sua organização. Da mesma forma que existe a necessidade de divulgar, de forma positiva, a imagem de um negócio para clientes e potenciais consumidores, é preciso que seu público interno também tenha uma boa visão sobre ele.

Ao decidir modificações na estrutura do seu organograma, por exemplo, além dos gestores e líderes, é preciso que essas mudanças sejam divulgadas de maneira clara e precisa aos seus profissionais. Caso exista algum problema de comunicação nesse momento, certamente haverá aqueles colaboradores insatisfeitos com as mudanças, da mesma forma que não entenderão os motivos pelos quais aquelas transformações foram executadas.

Além das informações repassadas de forma vertical (dos supervisores e líderes para outros profissionais), elas também podem ser transmitidas de maneira horizontal, ou seja, entre colaboradores de uma mesma área. Por essa razão, é preciso investir nesse aspecto, visando a um relacionamento transparente e empático entre todas os setores da empresa.

Existem ainda outras vantagens de se investir na comunicação interna de um negócio. A seguir, confira quais foram as selecionadas por nós!

Colaboradores mais alinhados

Especialmente em empresas maiores, é preciso que todos os colaboradores estejam alinhados quanto aos propósitos do negócio. Dessa forma, a missão, a visão e os valores de uma organização precisam ser bem estabelecidos e compartilhados entre toda a equipe. Assim, os profissionais traçarão um caminho mais eficaz para atingir suas metas e seus objetivos, de acordo com o que a companhia deseja.

Cada pessoa tem suas funções bem delimitadas. Compartilhando a visão global da empresa, o foco será o mesmo para grande parte dos colaboradores, o que contribui para os resultados como um todo.

Fortalecimento do clima organizacional

Estabelecer ações para melhorar o clima organizacional deve estar entre as principais preocupações da sua empresa, a fim de que haja uma redução da taxa de turnover (rotatividade de pessoal) e uma retenção de talentos adequada. Entre as vantagens de usufruir dos resultados dessas métricas, destacamos a economia de recursos. Além disso, tais práticas contribuem para prezar pelo capital intelectual de seus profissionais.

Em uma troca de colaboradores, certamente haverá informações que passarão despercebidas. Ademais, tal situação exige um planejamento de treinamentos para os novos profissionais sobre a cultura organizacional, bem como sobre os processos internos necessários para o dia a dia de suas funções.

Aumento da produtividade

Ao definir boas estratégias de comunicação interna, os profissionais entenderão, de forma mais clara, quais são os objetivos da organização e como sua área contribuirá para os objetivos macro. A partir disso, eles se sentirão mais motivados a exercer suas atividades diárias, tornando-se mais produtivos.

Entenderão ainda quais são os processos internos dentro de seus setores que podem ser melhorados, alinhando a estrutura do negócio em prol de resultados mais efetivos. Esses tópicos, aliados com o engajamento do seu profissional, permitirão que eles divulguem o negócio de maneira espontânea, trazendo novos clientes e aumentando o interesse do mercado em entender sobre o modelo de negócios da sua empresa.

Oportunidade de reconhecimento profissional

O reconhecimento de seus profissionais é outra estratégia que contribui para o aumento da produtividade, motivando-os a sempre buscarem por soluções que tragam resultados mais efetivos.

Por meio da comunicação interna em sua empresa, existe a possibilidade de reconhecer aqueles colaboradores que mais contribuíram para a organização e trouxeram um diferencial para o trabalho em equipe e para a entrega aos seus clientes.

Em canais específicos, existe a possibilidade de divulgar o que os colaboradores têm feito e apresentar os resultados que determinada ação trouxe, inspirando outras pessoas a também traçarem estratégias inovadoras para as suas áreas.

Troca de conhecimento

Por que não utilizar os canais de comunicação interna para que seus colaboradores possam constantemente aprender e ensinar aos outros, dentro de suas especialidades, contribuindo para o negócio sempre crescer e se destacar no mercado?

Incentive-os a compartilhar quais pontos de suas áreas contribuem para o negócio, como eles fazem diferença para o contexto de seus clientes e quais são os melhores métodos a serem utilizados para sempre oferecer uma melhor experiência ao seu público.

A partir dessa estratégia, também existe a possibilidade de os setores estarem conectados, fazendo com que eles tenham uma visão mais ampla sobre os processos de sua organização.

Conhecimento da organização

Inicialmente, seus colaboradores são as pessoas que mais precisam contar com um bom conhecimento da sua organização e do seu produto. Ao entenderem sobre as vantagens daquele negócio para o público e quais são os principais diferenciais da empresa, essa questão será transmitida aos clientes, tornando a imagem do negócio mais positiva.

Quais são os principais riscos da ausência de comunicação interna em uma empresa?

Agora que você já entende sobre as vantagens de se investir na comunicação interna e o que ela representa para um negócio, chegou o momento de conhecer sobre os riscos que sua ausência traz para a equipe.

Incertezas e dúvidas por parte dos colaboradores

Conforme podemos observar, uma das principais vantagens relacionadas ao investimento em comunicação interna tem ligação com o engajamento e com a produtividade dos colaboradores. No entanto, para que possamos desenvolver essas questões, é preciso tirar todas as incertezas e dúvidas por parte dos profissionais, contribuindo para que haja transparência entre os gestores e sua equipe.

Muitas vezes, por meio de uma comunicação não tão clara, já existe a problemática de trazer um desconforto para o time como um todo, especialmente em épocas de mudanças na organização. Caso não haja esse relacionamento e essa preocupação por parte da empresa, certamente ela vai se deparar com problemas desse tipo, o que contribui para um clima organizacional negativo e para a defasagem de colaboradores.

Tudo isso gera, entre a equipe, o surgimento de boatos e fofocas, desencadeando estresse. A partir de dados oficiais é que gestores e supervisores poderão repassar todas as informações importantes sobre determinado momento da organização, tranquilizando o time sobre os rumos e as decisões tomadas.

Não cumprimento de prazos e tarefas

Como consequência direta do tópico anterior, destacamos o não cumprimento de prazos e tarefas. Imagine só uma equipe que não tem informações suficientes sobre o atual cenário da empresa: como ela conseguirá interpretar suas funções de modo a contribuir para o crescimento da organização? Como vai propor soluções de aperfeiçoamento para o time? Como adquirir conhecimento a partir das dificuldades encontradas para alcançar os objetivos do negócio?

É preciso deixar claro, aos seus profissionais, o que a empresa espera de cada um, como eles precisam exercer suas funções para alcançar as metas e como o time poderá auxiliá-los nesse sentido.

Queda de qualidade no atendimento ao cliente

Por fim, existe o risco de tudo isso ocasionar uma queda de qualidade no atendimento ao cliente, principalmente com a redução da produtividade. Caso você perceba que há esse gargalo em sua empresa, talvez a necessidade de adotar uma postura melhor de comunicação interna tenha sido identificada tarde demais, uma vez que eles só deixarão de usufruir de seus produtos e serviços quando os problemas já tiverem sido percebidos pelas demais pessoas.

Os clientes são os mais impactados com a queda de qualidade no atendimento, nos serviços entregues e no cumprimento de prazos. Além disso, há um certo desconforto quando um colaborador que já conhecia a realidade de determinada situação deixa o negócio, pois outro profissional precisará estar apto para também estar por dentro dela e aplicar seu conhecimento para melhorar a experiência do cliente.

Quais estratégias utilizar para melhorar a comunicação interna?

A boa notícia é que existem estratégias que podem ser adotadas pela sua equipe com o objetivo de melhorar a comunicação interna. A seguir, selecionamos quais são as principais. Entenda!

Estimule seus colaboradores a compartilharem seus conhecimentos

Inicialmente, vamos abordar sobre a importância de os profissionais compartilharem seus conhecimentos para toda a equipe. Conforme explicamos, é preciso adotar estratégias para que as áreas sejam integradas e cada colaborador entenda como sua função trará o diferencial para a empresa.

Dessa forma, a melhor maneira para que todos entendam o seu papel na organização é estimulando o aprendizado, contribuindo para que os setores possam aproveitar suas expertises para aplicá-las em outras áreas.

Uma boa estratégia é organizar um evento semanal, no qual um membro da organização possa realizar uma palestra curta (com aproximadamente uma hora). Nela, ele vai poder demonstrar para os outros colaboradores uma situação que gerou conhecimento ou algum desafio e como ele lidou com isso para superá-lo.

Ouça as opiniões de todos os profissionais

Outro ponto a ser destacado é o fato de a organização estar de portas abertas para as opiniões dos colaboradores. São eles que vivenciam o dia a dia de suas funções, entendendo quais decisões podem ou não ser estratégicas para a empresa. Dessa forma, estimule a cultura do feedback, oferecendo-o e recebendo-o de todos os profissionais, independentemente de suas áreas.

Por meio desse retorno, tanto os profissionais quanto a empresa entenderão quais são as melhorias contínuas a serem aplicadas, permitindo o alcance do crescimento e do aprendizado diário. O feedback também diminuirá os ruídos de comunicação, livrando o negócio das fofocas de corredor, uma vez que ele será ofertado de maneira direta ao colaborador ou gestor, trazendo transparência para a equipe.

No entanto, é preciso deixar claro que essa deve ser uma prática para toda a empresa, permitindo que todas as áreas possam oferecer um retorno sobre as atitudes e as diversas maneiras de se trabalhar em equipe.

Explore a produção de vídeos para a comunicação interna

Existe a possibilidade de explorar diferentes canais na comunicação interna. Vamos a um exemplo prático: uma empresa que atua com muitos colaboradores dificilmente contará com a oportunidade de ter um gestor de nível hierárquico mais alto reunindo todos os profissionais para ofertar avisos importantes e falar sobre mudanças que ocorrerão na organização. Nesse sentido, por que não explorar os vídeos para os comunicados mais relevantes?

Existem diferentes tipos de materiais que podem ser utilizados, como os vídeos institucionais. Por meio deles, há a possibilidade de resumir a missão, a visão e os valores da empresa com o objetivo de fixar essas questões para os colaboradores. Também existem os vídeos temáticos, nos quais um time terá a oportunidade de homenagear profissionais em datas específicas, por exemplo.

Além disso, existe a chance de oferecer materiais que explicam a atuação das áreas, permitindo a integração entre as equipes e reforçando o papel dos profissionais. Por fim, como a tecnologia vem trabalhando como aliada das empresas, há a alternativa de oferecer treinamentos para o seu time, de acordo com as necessidades enxergadas pelos próprios colaboradores.

Proporcione momentos de descontração

Como percebemos, o clima organizacional é essencial para que a empresa possa alcançar seus objetivos, além de atrair e reter talentos. A comunicação interna, nesse sentido, não está baseada apenas em oferecer informações relevantes quanto à realidade da sua empresa, mas também serve para proporcionar um ambiente que seja acolhedor e traga bem-estar para os profissionais envolvidos.

Para isso, o ideal é promover momentos de descontração, como eventos de integração entre os colaboradores. Quando mencionamos essa opção, não estamos abordando necessariamente grandes festas ou comemorações. Um simples almoço semanal entre toda a equipe já permitirá esse acolhimento, trazendo a oportunidade de interação entre as pessoas.

Também é indicado que se faça happy hours ou comemorações do aniversário da empresa, por exemplo. Nesses casos, não se deve envolver a participação dos profissionais da sua empresa na organização, a não ser que parta da vontade deles. Assim, torna-se possível garantir que o evento seja para eles e que haja uma equipe específica para essas ocasiões.

Utilize a TV corporativa

Já ouviu falar sobre a TV corporativa? Por meio dessa ferramenta, sua empresa tem a oportunidade de divulgar campanhas internas, de reforçar pontos importantes para o negócio, de apresentar os próximos eventos organizados pelas equipes, além de apresentar dicas e curiosidades sobre o seu nicho de atuação.

Por meio desses materiais, você oferecerá um conteúdo interativo e dinâmico, despertando a curiosidade de seus profissionais para entender todas as informações apresentadas ali. Além disso, transmitirá a mensagem de forma objetiva e direta, contribuindo para o acesso de todos os colaboradores para aqueles dados.

Vai gerar ainda uma alta frequência de impacto, uma vez que os colaboradores serão direcionados a esses materiais sempre que passarem nas proximidades da TV corporativa, absorvendo o conteúdo ali presente.

Avalie o impacto da intranet para o negócio

Caso sua empresa tenha colaboradores com constante acesso à internet, a intranet é uma alternativa a ser considerada para divulgação de informações e comunicados referentes ao negócio. Por meio dela, também existe a possibilidade de fomentar o debate nos mais variados assuntos, promovendo fóruns de interação entre as áreas e estimulando a troca de conhecimentos.

A partir desse canal, a organização tem a chance de transmitir a mensagem pretendida por meio de uma redução de custos, pois não precisará imprimir papéis para divulgar os conteúdos desejados. Além disso, é um sistema intuitivo, fácil de ser manuseado e ágil no momento de divulgar os comunicados.

Se uma decisão importante tiver sido tomada recentemente, em poucos minutos essas informações já estarão disponíveis para toda a empresa, sendo mais uma maneira de reduzir ruídos e evitar fofocas e boatos.

Conte com processos regulares

A ausência de processos regulares pode ser uma queixa significativa por parte dos profissionais. Existe a necessidade de que cada colaborador entenda quais são as etapas de seu trabalho, a partir de um processo que seja bem direcionado para que o produto ou serviço seja entregue ao cliente com qualidade e em tempo hábil. Assim, ele definirá sua rotina de maneira mais precisa, diminuindo as chances de se confundir com o excesso de informações.

Processos bem delimitados também contribuirão para a fácil adaptação de novas pessoas em uma equipe, permitindo que o trabalho seja elaborado de maneira eficaz logo em suas primeiras semanas e sem a necessidade de muito esforço por parte dos gestores imediatos.

Para tanto, uma boa alternativa é oferecer treinamento de comunicação assertiva, pois isso vai estimular os colaboradores a terem mais protagonismo dentro da empresa, entendendo de que maneira atuar de acordo com as especificidades de cada cargo. Contribuirá ainda para melhorias no relacionamento com o cliente, além de possibilitar o crescimento da empresa.

Ofereça treinamentos para adaptar a comunicação com os profissionais

Cada profissional tem suas características individuais — as quais estão diretamente relacionadas aos seus perfis comportamentais. Isso exige, de um bom líder, a adaptação para fazer os mais diversos tipos de abordagens. Dessa forma, é preciso que os gestores passem por constantes treinamentos com o objetivo de que eles conheçam sua equipe e entendam a melhor maneira de se comunicar com cada colaborador, permitindo que esse impacto seja positivo a todos os membros da empresa.

Determinado comunicado transmitido de forma específica a uma equipe poderá ser repassado de maneiras diversas, uma vez que poderá ser recebido com interpretações diferentes pelos colaboradores.

Nesse sentido, além de entender o melhor modo de lidar com os diferentes perfis de pessoas, também existe a necessidade de alinhar a forma com que as informações são repassadas, visando sempre aos aspectos positivos de um time que caminha em prol do mesmo objetivo.

Como escolher os melhores canais de comunicação interna? 

Apesar de apresentarmos as mais variadas estratégias que contribuirão para trazer melhorias à sua comunicação interna, é preciso entender de que maneira é possível escolher os melhores canais para transmitir as mensagens desejadas. O primeiro passo é entender sobre as exigências de seus profissionais, devido ao fato de eles, mais do que ninguém, entenderem como é possível implementar ganhos para a transparência da gestão com o restante da equipe.

Nessa etapa do planejamento, faça um diagnóstico completo sobre o modo como seus colaboradores enxergam essa questão, a partir de pesquisas quantitativas ou de discussões em grupos. Também é preciso entender sobre a realidade do negócio. Não é porque uma estratégia relacionada à imersão de vídeos para toda a equipe produz resultados em uma organização que ela trará os mesmos ganhos para a sua, por exemplo.

A partir dos resultados de toda essa análise de sua realidade e do que os profissionais têm a dizer sobre a gestão de comunicação, você consegue traçar um plano de ação e entender de que maneira é viável estimular o diálogo entre as equipes. Também torna-se possível identificar se há conflitos empresariais a serem resolvidos e lançar mão de estratégias para melhorar o relacionamento como um todo, o que pode trazer resultados mais efetivos para todos os times.

Seja por meio do estímulo ao feedback, seja por meio da diversificação dos canais para transmitir os principais conteúdos da gestão, existe a necessidade de os colaboradores se sentirem parte do time, traçarem objetivos em comum e terem a oportunidade de sugerir aperfeiçoamento para os processos. Com isso, não apenas a comunicação será melhorada, como também o sentimento de pertencimento de seus profissionais.

Neste conteúdo, você pôde entender sobre a importância da comunicação interna para uma empresa e quais são os ganhos de uma equipe que investe nesse sentido, além de ficar por dentro das principais estratégias a serem utilizadas. Conforme observado, o ideal é que haja transparência entre os líderes e seus times, com o objetivo de todas as propostas da organização estarem alinhadas, aumentando as chances de as metas serem alcançadas com mais facilidade.

Acima de tudo, é preciso estimular o diálogo entre as equipes e entender como oferecer feedback de forma eficaz. Caso tenha dificuldades quanto a isso, entre em contato conosco, converse com um de nossos profissionais e entenda como nossos serviços serão eficazes para sua empresa.

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