Começar um novo trabalho é, na maioria das vezes, muito desafiador para um profissional. Porém, para a empresa também, já que ela aposta nesse colaborador, bem como deseja que ele se sinta à vontade no ambiente de trabalho. Por isso, uma forma de conseguir criar laços importantes com esse profissional é a dinâmica de grupo nos treinamentos de onboarding.
Talvez você já tenha escutado falar sobre essa técnica, mas vale o reforço do conceito: onboarding, na tradução livre do inglês, significa “embarcando”. Ou seja, no âmbito de uma empresa, isso quer dizer o cuidado com a chegada de um novo profissional à companhia, para que ele seja bem recebido e acompanhado durante os seus primeiros dias no emprego.
Um detalhe importante nessa estratégia de aproximação e reconhecimento de campo junto ao profissional, é que existem várias formas para esse período de iniciação. Pensando em ajudar você com isso, elaboramos um material que pode servir de guia nesse processo.
Confira abaixo e boa leitura!
1. Importância do treinamento onboarding
Uma das principais vantagens de apostar no onboarding é que ele serve como um facilitador no entendimento da cultura organizacional da sua empresa. Além disso, é importante frisar que práticas que envolvam desde o início a chegada de um novo profissional à equipe, aumentam as chances dessa pessoa se familiarizar com todos os processos quanto antes.
Outra informação é: de acordo com o presidente da empresa LeaderSource, Kevin Cashman, existe um estudo intitulado “Texas Instruments” que aponta, com base em dados, que os executivos que tiveram oportunidade de participar do onboarding conseguiram atingir a sua produtividade total com uma diferença de dois meses, se comparado aos demais profissionais.
Ainda segundo esse estudo, os colaboradores que tiveram acesso a um programa de onboarding, tem 69% de chances de continuarem na empresa mesmo após três anos. Ou seja, isso significa que essas pessoas realmente se adaptaram bem ao novo trabalho e quiseram, de fato, investir no cargo que ocupam dentro da companhia.
Quanto à rotatividade? Outro ponto que vale a pena destacar é a redução da taxa de turnover de uma companhia que aposta no onboarding pode cair, em média, de 70% a 16% em seis meses. O resultado é uma empresa que conta com uma equipe unida, com vontade de continuar o seu trabalho e que quer crescer junto da organização.
Com todos esses dados, fica clara a importância desse tipo de dinâmica de grupo para qualquer empresa, principalmente para atrair profissionais, mantê-los, construir uma parceria de sucesso, bem como oferecer treinamentos contínuos para que esses colaboradores estejam sempre preparados para encarar desafios e encontrar as melhores soluções.
2. Como realizar o processo de onboarding de novos funcionários
Há várias formas de envolver os novos colaboradores dentro da empresa para desenvolver uma dinâmica de grupo eficaz em parceria com o onboarding. Caso você esteja pensando que essa prática é um grande gasto por parte da companhia, não se preocupe, o orçamento de RH não ficará comprometido, visto que as ações são mais simples do que se imagina.
Confira algumas sugestões de dinâmica de grupo que tendem a dar certo!
2.1. Quebra-gelo
Já notou que logo nos primeiros minutos do novo colaborador dentro da empresa, é visível uma certa timidez por parte dele? Pois, então, isso é normal e natural, e meio que faz parte desse contato inicial. No entanto, esse sentimento pode dar lugar a mais curiosidade do profissional e facilidade em se comunicar desde o primeiro dia.
Para conseguir “quebrar o gelo” dessa pessoa, e até mesmo dos colaboradores mais antigos quando conhecem o novo profissional, é preciso um certo jogo de cintura, principalmente envolvendo ações divertidas, interessantes e que realmente engajem as pessoas a ficarem mais próximas.
Uma ótima sugestão é contar com a ajuda de um ou dois profissionais da casa, para tirarem um tempo e mostrarem a empresa como um todo. É como se fosse um tour e que poderia também envolver o horário de almoço, com todos sentados juntos e tendo aquelas conversas mais descontraídas, que geralmente aproximam as pessoas.
2.2. Dinâmicas rápidas para fazer em grupo
Você conhece os jogos de onboarding? Eles são maneiras rápidas e bem dinâmicas para aplicar em grupos de profissionais recém-chegados, que estimulam a interação entre eles e dão aquela força para que haja entrosamento desde o início.
Alguns jogos que fazem toda a diferença são criar grupos que simulem projetos que estão rodando, mas que tenham um cunho diferente e divertido, como uma empresa que enche balões de ar. Sim! A ideia aqui é mostrar a criatividade dos profissionais e como eles podem transformar algo leve em uma empresa que vê objetivos definidos e busca esses resultados.
Outra opção é fazer um troca-troca de cargos, ou seja, se há um estagiário entre os recém-chegados, que tal colocá-lo em posição de chefia? Mas e o chefe em posição de estagiário? Você verá que “sair do lugar-comum” pode até gerar um certo incômodo, mas auxilia essas pessoas a se colocarem no lugar do outro e a enxergarem potenciais que nem sabiam que tinham.
Além desses jogos, tem ainda os modelos mais rápidos, como o treinamento de comunicação. Para você ter uma ideia, a proposta dele é gerar discussões saudáveis de como a ética, valores e conceitos da empresa podem ser mais presentes no dia a dia de todos. O intuito é trazer à tona algumas das ideias diferentes que esses profissionais tenham sobre o assunto.
2.3. Dinâmicas para desenvolvimento pessoal
Cada profissional da sua empresa tem um perfil comportamental diferente. Seja ele mais criativo, mais extrovertido, tímido, introspectivo, com traços de liderança, entre outros, cada um deles tem sua própria personalidade, certo? Porém, apesar dessas diferenças, os colaboradores precisam estar em constante desenvolvimento pessoal.
Isso quer dizer, por exemplo, que há sempre algo a melhorar, ainda mais quando falamos em habilidades e competências, ou até mesmo na forma como o colaborador se faz presente dentro da sua equipe. Para isso, é fundamental criar uma dinâmica de grupo que favoreça esse desenvolvimento da melhor maneira possível.
Vamos à prática. O primeiro passo é estimular a busca pelo autoconhecimento. Lembre-se de que quando uma pessoa sabe exatamente quem ela é, do que gosta e do que é capaz, qualquer caminhada (seja profissional, seja pessoal) se torna mais leve e muito interessante. Se conhecer é poder contar com as suas melhores habilidades para qualquer situação.
Outro passo é o estímulo a leitura. Na sua empresa existe alguma biblioteca? Ou assinaturas de revistas e jornais que interessam para o mercado em que atuam? É importante oferecer aos profissionais meios de leitura, para que eles estejam sempre atualizados e aumentando o vocabulário de um jeito inteligente.
Como andam as metas e objetivos para os colaboradores? Quando falamos nisso, não significa exatamente só em relação ao trabalho, mas sim com foco no pessoal mesmo. Por exemplo: o colaborador X, que chegou na semana passada, tem como objetivo nesse primeiro mês traçar o tempo que precisa para aprender determinada tarefa, como executá-la e apresentá-la.
Tem mais uma dica: para o desenvolvimento pessoal do profissional que acabara de chegar, contar com alguém mais experiente também passa aquela sensação de pertencimento, além de segurança. Uma boa ideia é fazer uma dupla, pelo menos nos primeiros dias, para que o experiente mostre o que o novato pode investir e como deve aprender para dar certo.
2.4. Lista de boas práticas
Por fim, aposte em uma lista de boas práticas, que já foram feitas por outros profissionais na mesma situação. Ou seja, realizadas quando essas pessoas chegaram na empresa e começaram a se envolver com os processos, a entender mais de como tudo funciona. Além disso, boas práticas que tenham foco no entrosamento entre equipes também ajuda.
Pense no seguinte: se o foco da dinâmica de grupo é fazer os profissionais se conhecerem, saberem um pouco mais sobre como podem ajudar um ao outro e qual o papel a ser desempenhado na empresa, trazer exemplos de boas práticas é, sem dúvidas, uma forma de clarear mais os caminhos e dizer que é possível se destacar.
Aliás, essa lista pode ficar sempre visível em lugares estratégicos da empresa, como em murais, perto de salas de reunião e entre as equipes. Agora, para que essa lista seja interessante o bastante é essencial que as práticas estejam minimamente descritas e não apenas com títulos, como “Aproximar o cliente da empresa”. Como se fez isso? Explique!
3. Melhores exemplos de treinamentos onboarding, na prática
Chegou a hora da prática. Para tirar de letra com excelência a dinâmica de grupo com ênfase no onboarding, há exemplos que podem guiar você da melhor maneira. Afinal, como essa estratégia de engajamento e envolvimento de profissionais recém-chegados é algo um tanto novo, vale a pena contar com boas práticas já realizadas e que deram certo. Confira!
3.1. Crie um manual que ajude os novos colaboradores
Nada melhor do que chegar em uma empresa e receber um manual bem didático contado um pouco sobre a companhia. Além disso, colocar em um manual um passo a passo do que o colaborador deve fazer nos primeiros dias de trabalho, bem como o nome das pessoas que fazem parte da sua nova equipe e de outros setores importantes, como o RH.
Você pode desenvolver esse manual em vários formatos, como em um documento no Power Point, um doc simples no Word, em papel tradicional e impresso, ou até mesmo usar ferramentas mais modernas, como o Trello, Asana, entre outros.
3.2. Escolha mentores
Como dissemos em um tópico anterior, é fundamental contar com a ajuda de mentores para guiar os profissionais recém-chegados a empresa. Essa pessoa terá um papel muito importante em aproximar mais o funcionário, de explicar tudo o que ele precisa saber, tirar dúvidas, apresentar as pessoas que ele deve conhecer nos primeiros dias e por aí vai.
A dica é perguntar internamente quem pode se colocar à disposição para essa tarefa e verificar quais são as habilidades dessa pessoa para escolher, enfim, o profissional mais adequado para ser um mentor e compartilhar suas ideias com os novos colaboradores. Essa pode ser, inclusive, uma ótima forma de dinâmica em grupo.
3.3. Aposte no uso de ensino à distância
Você conhece o EAD (Ensino à Distância)? Ele não é apenas usado em escolas e faculdades, mas também em empresas que investem em treinamentos corporativos. Com ele, por exemplo, você pode preparar materiais interessantes sobre rotinas, explicar melhor sobre os clientes que a pessoa estará em contato e, também, ensinar práticas aplicadas na companhia.
Esse tipo de ensino é um dos mais vantajosos que tem, pois, entre outros, você pode treinar vários profissionais ao mesmo tempo (caso a empresa seja grande), ou dar a atenção devida aos colaboradores que chegaram, sem precisar tirar ninguém da sua rotina de trabalho (como em pequenas e médias empresas).
3.4. Apresente os executivos da empresa
Se tem algo que aproxima mesmo os profissionais que acabaram de ser contratados com a empresa em que passarão a atuar, é fazer com que eles conhecem os altos executivos da companhia, como os CEOs. Isso passa a ideia clara de respeito, independentemente do nível hierárquico que a pessoa esteja, além de mostrar o quão importante esse profissional é para a empresa.
Sem contar que é uma oportunidade de o colaborador também expressar seus anseios, desejos e o comprometimento que tem ao chegar na companhia. Vale ainda pensar em estratégias como “passe 1 dia com o CEO”, ou “tenha algumas horas de conversa produtiva com o CEO”. Isso pode abrir portas que você nem imagina.
3.5. Mostre a verdadeira cultura da empresa
Para um profissional realmente se sentir à vontade no seu novo ambiente de trabalho, é fundamental que ele conheça o máximo possível da empresa em que está chegando. Um caminho a seguir é mostrar a cultura da empresa, de forma bem detalhada, para que o colaborador não tenha dúvidas do ambiente em que está sendo inserido.
Isso também é uma ótima forma de passar como é o clima organizacional desejado e o que já vem sendo praticado por parte de todos os outros profissionais. Esse momento também é o ideal para que você enfatize que o engajamento de cada um dos profissionais da empresa é algo essencial para o sucesso de resultados, a conquista e fidelização de clientes.
4. Erros comuns que devem ser evitados no processo de onboarding
A principal dica aqui é que, em uma dinâmica de grupo, como o onboarding, é bom ter em mente que o processo não dure mais do que 90 dias. Isso porque esse é o tempo necessário para a adaptação do profissional, bem como dar toda a atenção que ele precisa em um primeiro momento.
Ao mesmo tempo, esses dias também são suficientes para transmitir a base de conhecimento para que ele atue nas suas tarefas. Seguindo esse ideal, se você não executar bem esse programa de onboarding, o profissional enfrentará algumas dificuldades na sua adaptação à empresa e pode até mesmo se sentir desestimulado e decepcionado com o começo.
Para evitar isso, é importante conhecer alguns erros que você não deve cometer durante essa dinâmica de grupo. Alguns deles estão apresentados abaixo.
Informações desencontradas ou ambíguas
Pode parecer que não, mas, infelizmente, um dos erros mais corriqueiros que acontecem durante o onboarding é não deixar claro o que o novo colaborador fará dentro da empresa. Essa falta de clareza e detalhamento pode frustrar o profissional, a equipe como um todo, incluindo a chefia e o próprio RH. Ou seja, as expectativas vão a zero.
Então, desde o princípio, explique o que esse profissional deverá fazer, o que é esperado da parte dele, quais são os seus objetivos e qual o cargo exato que ele ocupará na companhia. Esses primeiros passos são fundamentais para o sucesso do onboarding.
Feedback pela metade ou insuficiente
Outra prática fundamental a seguir é já passar feedbacks durante a dinâmica de grupo. Isso quer dizer, por exemplo, que é necessário realizar feedbacks com certa regularidade durante todo o processo de onboarding, com o intuito de afinar cada vez mais as habilidades e necessidades que o profissional deverá ter para aquele cargo.
Nesse momento, o colaborador precisa mesmo estar em contato constante com a chefia, para que haja o entrosamento necessário com foco em uma curva de aprendizado consistente, sem falhas de comunicação e com a máxima clareza de explicações e entendimento.
No entanto, como fazer isso? Contando com ferramentas tecnológicas capazes de agrupar e ajudar na formulação de feedbacks. Tem mais, com essas plataformas você consegue enxergar exatamente onde o colaborador pode melhorar e de que forma ele consegue atingir esse objetivo.
Interrupção de monitoramento
Um outro erro que acontece bastante, é acreditar que bastam duas ou três vezes a explicação da cultura da empresa que o profissional já o tenha entendido em sua totalidade. É bom ter em mente que esses ensinamentos vão se perdendo com o tempo, ainda mais se eles não são vistos com frequência ou realmente falados e compartilhados no dia a dia.
A sugestão para ajudar a evitar isso é que você não descuide do monitoramento sobre como o profissional está tendo o seu onboarding. Em outras palavras, isso significa que o colaborador precisa estar sempre sendo acompanhado, principalmente para que não fique nenhuma dúvida sobre processos, práticas aceitas na empresa e comportamentos esperados na companhia.
O ideal é que para cada etapa do onboarding, esse colaborador tenha em mãos os principais objetivos daquele momento, o que ele deve tirar de proveitos da etapa e de que forma aquilo será aplicado no seu dia a dia na empresa.
5. Ferramentas e auxílio da tecnologia para uso nos treinamentos de onboarding
Nem precisamos reforçar que a tecnologia já é uma realidade dentro das empresas, sejam elas pequenas ou grandes. Porém, nem sempre essas ferramentas são usadas para a chegada de profissionais, ou o acompanhamento do desenvolvimento deles em toda a sua jornada dentro da companhia. Que tal mudar isso?
Uma das melhores formas de acertar em treinamentos, mesmo os do dia a dia, é contar com a incrível parceria da tecnologia. No onboarding, então, isso é ainda mais evidente. Com as ferramentas certas, por exemplo, você poderá entender qual o caminho que aquele profissional tende a seguir, de que forma ele pensa estrategicamente, entre outros detalhes.
Apostar na educação corporativa, como dissemos, também pode ser aquele incentivo na hora de engajar e estimular o colaborador na sua chegada e, principalmente, durante todo o tempo em que ele estiver trabalhando na empresa.
Portanto, você pode usar as melhores ferramentas de gestão de pessoas, com um dashboard completo e repleto de informações que vão do qualitativo daquele profissional, ao quantitativo do seu trabalho. O feedback pode ser montado com base nessa tecnologia, que aponta exatamente os erros e acertos do colaborador.
Como você viu, apostar na dinâmica de grupo como facilitador no processo de onboarding dos profissionais recém-contratados da sua empresa pode fazer uma enorme diferença. Não se esqueça de que essas pessoas precisam se sentir à vontade, perceberem que são importantes para a companhia e que terão todo o suporte que precisam em qualquer situação.
Se você e sua equipe conseguirem desenvolver um onboarding da melhor maneira possível, terão em mãos um importante aliado na retenção de talentos e até mesmo na imagem que passam para o mercado — como uma empresa séria, que se importa e valoriza os seus profissionais.
O importante é investir em modelos modernos de ensino, engajamento, aproveitamento de potencial, além de envolver os colaboradores desde o início, com um onboarding feito em 360 graus, contemplando todas as etapas de adaptação, conhecimento, relacionamento e, principalmente, de pertencimento àquela empresa e equipe. No final, é esse tipo de dinâmica de grupo que realmente abraça os novos profissionais, que estão dispostos a fazer dar certo!
Gostou do nosso material? Aproveite e entre em contato conosco, para vermos quais são as estratégias mais adequadas de RH para potencializar toda a equipe da sua empresa!
