Saber como ser mais produtivo é um grande desafio. Isso porque vivemos em um mundo mutável, cheio de informações e gatilhos de atenção, que desviam o nosso foco e nos fazem ser improdutivos.
Mas, afinal, como gerenciar esses problemas e aumentar a produtividade? Isso envolve técnicas de organização, concentração e, principalmente, gestão do tempo.
Neste artigo, reunimos as melhores dicas de organização, gestão do tempo e tudo o que pode contribuir para uma rotina mais produtiva e te ajudar a alavancar a sua carreira. Confira!
1. Entender a relação “produtividade e qualidade de vida”
Antes de começarmos a indicar estratégias para melhorar a sua produtividade é importante que você entenda a relação entre esse aspecto e a sua qualidade de vida.
Isso porque muitas vezes você pode negligenciar as relações interpessoais com amigos e família para conseguir atender aos seus compromissos profissionais.
Embora essa atitude possa funcionar a curto prazo, ao longo do tempo contribui para o esgotamento, e, por consequência, diminui a motivação e a produtividade. Nesse sentido, a sua qualidade de vida deve sempre estar em primeiro lugar — assim, a eficiência e o aumento na produção será algo natural.
2. Começar organizando o seu tempo
A organização do tempo é essencial para a produtividade. Dessa forma, você pode garantir que tudo seja feito com calma, atendendo prazos e atingindo os seus objetivos.
3. Fazer um planejamento
O planejamento é o primeiro passo para garantir a melhoria da produtividade. Sem isso, é praticamente impossível fazer os controles necessários para produzir mais e da melhor maneira.
Então, comece pela compra de uma agenda ou utilize calendário virtual para anotar todos os prazos dos seus compromissos dos próximos 6 meses ou 1 ano.
4. Controlar os prazos
Com todos os prazos agendados, agora pense em quando os compromissos relativos a esses prazos precisam estar prontos para você ter uma boa margem de tempo.
Considere se precisa de duas semanas antes da data oficial ou mês. Assim, se alguma pessoa precisar confirmar, alterar ou aprovar o seu projeto antes do prazo final, você não terá problemas para cumprir o seu prazo.
5. Criar espaços entre os compromissos
Anote os seus compromissos semanais, como reuniões, aulas, consultas no médico etc.. Em seguida, crie um bloco de “tempo em trânsito”, calculando aproximadamente quanto tempo você considera que precisará para chegar no seu compromisso e quanto tempo gastará voltando dele.
6. Prepara-se no dia anterior
Na noite anterior deixe tudo o que precisará na manhã seguinte. Isso inclui roupas, objetos para levar, pauta da reunião etc. Considere que quanto mais você puder poupar o tempo de amanhã ainda hoje, será muito melhor. Isso te ajudará a manter a tranquilidade e foco para fazer o que precisa.
7. Faça agora tudo o que exigir menos de 10 minutos para ser feito
Acredite, anotar um compromisso em um pedaço de papel e ter que se lembrar disso horas depois, costuma gerar mais perda de tempo do que fazê-lo imediatamente. Por isso, toda tarefa que aparecer e exigir menos de 10 minutos para ser concretizada, valerá a pena ser feita de imediato.
8. Ter duas caixas de entrada para compromissos
Providencie uma caixa virtual (usando o Todoist, o Wunderlist ou o Evernote) e outra física (uma caixa para acomodar as correspondências), colocando nelas tudo o que precisar de algum tipo de ação.
Assim, se precisar fazer algo a respeito de um e-mail recebido, crie uma pasta e nomeie como “verificar hoje”, movendo para lá todos os e-mails que exigem algum tipo de ação em resposta. Se chegar alguma conta ou solicitação em papel, deixe na sua caixa de entrada física.
Uma vez por dia, verifique tudo o que está nessas caixas e providencie o que precisa. Com essa organização, você ganha agilidade e tempo.
9. Estabeleça uma hora só para responder e-mails e notificações
Isso é muito eficiente, especialmente, para quem trabalha em grandes empresas e supervisiona times. Acredite, se você ceder à curiosidade de olhar todas as notificações de redes sociais e abrir todos os e-mails que chegam, é possível ficar só nisso por muitas horas.
10. Delegue tarefas
Tanto em casa quanto no ambiente de trabalho, você pode dividir a sua carga de tarefas com outras pessoas. Divida as responsabilidades de modo a não pesar para ninguém. Saber trabalhar em grupo é essencial para a produtividade
11. Aprenda a dizer “não”
Sabe aqueles dias em que não para de chegar demandas na sua mesa de trabalho ou por e-mail? Muitas vezes, você pode ficar tentado a aceitar na esperança de conseguir fazer tudo. Mas saiba que essa é uma prática muito improdutiva, já que você pode ficar sobrecarregado. Para evitar isso, aprenda a dizer “não”, inclusive para o seu chefe, e evite fazer mais do que consegue.
12. Evitar fazer várias coisas ao mesmo tempo
Acredite, é um erro pensar que fazer várias tarefas ao mesmo tempo vai aumentar a sua produtividade e desempenho. Não há como ser mais produtivo no trabalho adotando esse pensamento.
Na verdade, dessa forma, você pode perder o foco, cometer mais erros e demorar muito para mudar do contexto de uma atividade para outra. O conselho é: faça uma tarefa de cada vez.
13. Crie metas semanais
O melhor jeito de aproveitar bem o seu tempo é saber com clareza onde deve gastá-lo. Para isso, todo domingo ou segunda-feira crie uma lista de coisas que você deseja fazer ao longo da semana, colocando a quantidade específica de cada uma dessas metas ao lado. Aqui, não vale colocar desejos abstratos como “perder peso”.
Depois, faça o mesmo em cada início de mês e revise cada uma das suas metas todo fim de semana. Se estiverem de acordo com a sua realidade, você conseguirá aproveitar muito melhor o seu tempo.
14. Registre o tempo de cada atividade
Saber exatamente o que anda consumindo tanto tempo no seu dia a dia é importante para rever o que precisa ser mudado. Para isso, você pode utilizar o aplicativo Toggl, um timer online que permite criar tarefas e projetos.
Toda vez que começar a fazer alguma atividade pessoal, seja de trabalho, seja de estudos, dê um play no timer. Isso proporciona uma clareza perfeita sobre em qual atividade está gastando o seu tempo. Esse é o melhor remédio para aquela sensação que você trabalhou muito, mas não saiu do lugar.
15. Cuide da alimentação
Pode parecer que não, mas a alimentação tem uma ligação direta com a produtividade. Isso envolve alguns cuidados e ações que você deve observar, assim como hábitos a evitar.
16. Não tomar café após as 18h
São poucas as pessoas que podem tomar café à noite ou antes de dormir e ainda conseguem dormir bem. Por isso, caso perceba que seu organismo é sensível à cafeína evite tomar café após as 18h. Isso vai ajudar bastante na qualidade do seu descanso.
17. Beber uma boa quantidade de água
Beber água é fundamental para manter boa concentração e seus níveis de energia e de saúde sempre no alto. Por isso, adote a velha e boa técnica de ter sempre uma garrafa por perto. Assim você não se esquece, ganha tempo e cria um hábito necessário e saudável.
18. Beba chá-verde
Se você não for muito sensível à cafeína, uma xícara de chá-verde também pode te deixar mais alerta.
19. Evitar alimentos ultraprocessados
Somos o que comemos. Quanto menos você consumir produtos industrializados, melhor será para a sua saúde e energia para o trabalho e lazer.
20. Cuidado com os “carboidratos vazios”
Alimentos como macarrão, batata frita, pão, pizza, entre outros, deixam as pessoas mais lentas. Se você precisa melhorar a concentração e a produtividade, consuma apenas os carboidratos “naturais”, tais como batata-doce, arroz integral, aipim etc. Adicione mais gordura, proteína e fibras ao seu prato.
21. Atentar-se para a sua motivação
A motivação é o que leva uma pessoa a colocar em prática uma determinada ação. Mas isso não é tão simples quanto possa parecer, pois envolve fatores emocionais, sociais e até biológicos. Isso significa que você deve considerar cada um desses aspectos quando se sentir improdutivo para entender qual estratégia adotar.
22. Crie uma lista de tarefas
O melhor que se tem a fazer para garantir a produtividade do dia seguinte é listar tudo que você precisa fazer. Isso atua como um comando para o cérebro realizar as tarefas com prioridade e organização, mantendo a motivação.
23. Reafirme as suas prioridades
Diariamente, pela manhã, reescreva as suas prioridades atuais em um papel ou computador. Anote também as suas principais metas atuais. Isso porque ter os seus objetivos sempre em mente ajuda bastante a continuar engajado com os seus projetos e manter a motivação.
24. Registrar a sua gratidão
Registre e reúna todas as coisas, felicidades pequenas do dia a dia, elogios e bons momentos em um mesmo lugar. Depois, volte a ele quando sentir que a sua motivação está ficando mais baixa e o desânimo está surgindo.
25. Meça o seu progresso
Quanto mais você tiver clareza do quanto progrediu, mais motivado ficará. Para isso, você pode usar um aplicativo para hábitos como o Momentum ou o Productive.
26. Saia da “caixinha”
Prepare uma lista de “coisas ousadas, criativas, inusitadas e divertidas para fazer” e volte a ela toda vez que sentir algum desânimo. A ideia é planejar atividades e ações diferentes, que representem um choque para o seu cérebro. Aqui, vale
apreciar uma paisagem, sair para dançar, visitar amigos que não vê há muito tempo etc.. O importante é sair da zona de conforto e perceber de que forma você pode manter a motivação.
27. Mantenha o foco
Para manter o foco é muito importante se desfazer de distrações. Deixe o celular longe do seu campo de visão. Assim você evita ficar o tempo todo olhando cada notificação que chega.
28. Adote a técnica pomodoro
Se concentre em uma tarefa, por pelo menos, 30 minutos antes de fazer qualquer outra coisa. Se a atividade for longa demais, estabeleça uma hora ou uma hora meia, no máximo, para cada sessão de atividade e descanse cinco ou dez minutos longe da estação de trabalho.
29. Encontrar o seu pico de produtividade
Descubra em qual período do dia você é mais produtivo e fica mais motivado. Faça testes até encontrar a sua melhor faixa de horário e se esforce para moldar o seu dia de trabalho de acordo com ela.
30. Ouça música ambiente
Experimente os sites Noisli ou o Brain.fm para te ajudar a se concentrar. O primeiro permite criar conjuntos personalizados de música, como um mix de som de passarinhos, já o segundo oferece músicas criadas para melhorar a atividade cerebral e deixá-la mais atenta.
31. Anotar o que você não deve fazer
Querer perder peso enquanto mantém o hábito de sair com os colegas de trabalho três vezes na semana para o rodízio de pizza é quase impossível. Para evitar que isso aconteça, faça uma lista dos seus hábitos e vícios que mais roubam a sua atenção para evitá-los.
32. Utilizar fones de ouvido
Se você precisa conviver com amigos ou família enquanto trabalha em casa, estabeleça um código para ninguém falar com você enquanto estiver com fones de ouvido. Essa é uma forma visual e rápida para as pessoas saberem que você está ocupado.
33. Cuidar do seu ambiente de trabalho
A forma como dispomos nosso ambiente de trabalho tem uma influência enorme na produtividade. Isso envolve desde a cadeira que utilizamos até a postura que adotamos para trabalhar.
34. Trabalhar com uma boa postura corporal
A postura correta está diretamente ligada à concentração e estado de alerta, além de garantir um bem-estar físico. O ideal é manter a coluna e a cabeça ereta enquanto estiver trabalhando no computador.
Os braços precisam ficar em um ângulo de 90 graus em relação à mesa, sem que você precise levantar os ombros ou arquear os pinhos. Os pés devem ficar bem apoiados no chão.
35. Se exponha ao sol
Se expor ao sol é fundamental para a saúde mental e física. Além disso, a luz solar reduz a produção de melatonina (hormônio que faz o corpo entender que é hora de dormir) e te deixa mais alerta. Separe, pelo menos, 20 minutos por dia para isso.
36. Organizar a sua mesa
Ambiente organizado é sinônimo de mente clara. Ter um lugar relativamente limpo, decorado e organizado proporciona sensação de paz e contribui para a concentração. Por isso, deixe em cima dela apenas os objetos necessários.
37. Mudar de ambiente
Se você trabalha sempre em home office, mudar de local de vez em quando ajuda a energizar a sua produtividade e concentração. A simples mudança de cômodo já pode fazer uma grande diferença. Assim como ir para a biblioteca da faculdade, cafeteria, um parque ou um escritório de coworking são interessantes formas de mudar de ambiente e variar o seu dia a dia.
38. Atividades físicas e hábitos saudáveis
Não tem como separar o bem-estar físico e mental da produtividade. Basta ficarmos uma ou duas horas trabalhando na posição sentada (ou mesmo em pé) para começarmos a sentir dores musculares e incômodos físicos. Precisamos estar bem para sermos produtivos.
Para que você consiga ser mais produtivo, sempre de olho em sua qualidade de vida é importante observar alguns aspectos, como os que vamos tratar mais adiante.
39. Escolher uma atividade que te dá prazer
O sedentarismo é inimigo número um da disposição e concentração. Pense em uma atividade que gosta de fazer. Vale qualquer uma — o importante é colocar o corpo em movimento para ativar a circulação sanguínea, e, assim, melhorar o seu raciocínio, concentração, metabolismo e bem-estar geral. Mas para funcionar precisa ser feito, pelo menos, três vezes por semana.
40. Fazer pequenas atividades físicas ao longo do dia
Além da atividade física escolhida, adote o hábito de fazer pequenos movimentos diariamente, como subir escadas ou alongar-se. Se fizer alguma atividade física a cada pausa no trabalho, verá que a sensação de bem-estar e a sua produtividade vão melhorar bastante.
41. Criar o bom hábito de alongar-se diariamente
Por mais leve que possa parecer o alongamento, é muito eficiente e faz milagres, evitando dores musculares e lesões por esforços repetitivos, acredite! Além de muito fácil, é prazeroso e toma pouquíssimo tempo. Vale a pena fazer isso várias vezes ao dia, sentado ou em pé.
Mas se fizer alongamentos, pelo menos, de manhã e à noite, já obterá bons resultados para o seu estado físico e mental. No YouTube é possível localizar inúmeros exercícios.
42. Ler antes de dormir
Além de melhorar a “conectividade” cerebral e ampliar os conhecimentos, a leitura de livro (em papel) antes de dormir, ajuda a relaxar a mente e o corpo de maneira lenta e gradual, induzindo o sono.
43. Respirar profunda e lentamente
Respirar de maneira profunda e rítmica reduz o estresse e a ansiedade. Há um exercício de yoga muito fácil que ajuda nesse sentido: tape uma narina e inspire pela outra lenta e profundamente; segure o ar e conte até cinco; solte o ar pela outra narina que estava tapada. Faça três ciclos de respiração.
44. Descanse para ganhar mais energia
O descanso faz parte da produtividade. Estranho esse raciocínio? Pode até parecer à primeira vista, mas o fato é que descansar funciona como um trampolim, um impulso. É uma resposta para aumentar a produtividade sem se sobrecarregar. Veja algumas dicas a seguir.
45. Pare de trabalhar cedo
Parar de trabalhar algumas horas antes de dormir é um dos melhores remédios para evitar que você acorde sentindo cansaço, principalmente, se o seu pico de produtividade for pela manhã. Nesse caso, crie uma rotina que inclua estratégias de relaxamento, como banho morno, alongamento, entre outras que ajudam a ter um sono reparador.
46. Nunca leve trabalho para casa nem extrapole seu horário de expediente
Em hipótese alguma leve trabalho para casa. Ela é o seu templo e deve ser utilizada para se desligar do trabalho, descansar e repor as energias. Mas você deve estar pensando: e quem trabalha em casa? Como considerar esse aspecto? O ideal é que não ultrapasse seu horário de expediente e tenha um ambiente separado para as suas atividades pessoais.
47. Selecionar o que for interessante para ler em outro momento
Quando você vê alguma coisa interessante na internet, mas não tem tempo de ler, você pode guardá-la no Evernote, por meio de extensão para navegador, no Pocket ou Instapaper. Também existe o aplicativo Feedly que agrupa sites e blogs que você visita. Dessa forma, pode deixar para ler quando tiver um tempo de folga, sem precisar abrir diversas abas.
48. Faça meditação por dez minutos
Meditar ajuda na redução do estresse, aumenta a consciência, melhora a respiração, leva ao autoconhecimento e te deixa muito mais atento para perceber o que está passando na sua cabeça. Dessa forma, clareia a mente e te deixa em um estado verdadeiramente mais calmo. Para isso, você pode utilizar aplicativos como o Calm e o Headspace, entre outros.
49. Evite o uso de eletrônicos antes de dormir
A luz azul que os aparelhos irradiam afeta diretamente o sono, pois confunde o organismo e o corpo pensa que já amanheceu e está na hora de ficar acordado. Além disso, a luminosidade do computador, televisão e celular prejudica a visão.
50. Faça intervalos e alterne com outras tarefas
Criar pequenos intervalos de descanso ao longo do dia ajuda a manter a energia alta, além de aumentar a produtividade. Seja no trabalho fora ou em casa, busque alternar as suas tarefas normais com atividades que descansem a vista e energizam o corpo.
Nesses intervalos, você pode preparar um café, andar pela sala, olhar pela janela, alongar-se etc. A ideia é revigorar o corpo e a mente para retomar o foco com as ideias mais claras. Para isso, bastam 10 a 15 minutos de pausa.
51. Reservar um tempo para contato com a natureza
O contato com a natureza ajuda a combater o estresse, melhora a respiração e repõe as energias. Fazer uma caminhada, ir à praia ou mesmo passear em um jardim, pelo menos, é uma excelente forma de garantir uma vida mais saudável e produtiva.
Como você pôde verificar, saber como ser mais produtivo é essencial para atender aos compromissos pontualmente, de maneira mais leve e eficiente. Conforme mostramos ao longo deste artigo, isso envolve desde a organização do tempo até a adoção de um estilo de vida que preserve a sua saúde física e mental. Acreditamos que ao aplicar as dicas que trouxemos e perseverar em seus objetivos, conseguirá aumentar a sua produtividade.
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